Cómo hacer una factura de autónomo: datos, IRPF y modelo

¿Qué datos debe llevar una factura de autónomo?

Una factura completa debe incluir los datos del artículo 6 del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012). Son los mismos para un autónomo que para una sociedad. Si falta alguno, la factura no es correcta y su cliente puede perder el derecho a deducir el IVA, así que le pedirá una nueva.

• Número y, en su caso, serie, correlativos dentro de cada serie.
• Fecha de expedición de la factura.
• Nombre y apellidos o razón social completa del emisor y del destinatario. Un nombre comercial no sustituye a su nombre y apellidos.
• NIF del emisor siempre, y NIF del destinatario cuando es empresario o profesional y en las operaciones con inversión del sujeto pasivo.
• Domicilio del emisor y del destinatario.
• Descripción de las operaciones, con el precio unitario sin IVA y cualquier descuento no incluido en él.
• Base imponible, desglosada por tipo de IVA si aplica varios.
• Tipo de IVA: 21 % general, 10 % reducido o 4 % superreducido.
• Cuota de IVA, consignada por separado.
• Fecha de la operación, si es distinta de la fecha de expedición.
• Menciones especiales cuando proceda: «Operación exenta» con referencia al artículo de la ley, «Inversión del sujeto pasivo» o «Régimen especial del criterio de caja».

La retención de IRPF no figura en esta lista del Reglamento de facturación, pero cuando corresponde se refleja en la factura para que el importe a pagar cuadre con lo que el cliente le transfiere.

Numeración y series.

La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie. Puede usar series separadas cuando haya motivos, por ejemplo una por año («2026-0001») o una por tipo de actividad, y las facturas rectificativas deben ir siempre en una serie propia. Si se equivoca, no borre ni reutilice el número: corrija con una factura rectificativa que cite la factura original.

¿En qué plazo hay que emitir la factura?

A un particular, en el momento de realizar la operación. Si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA: un trabajo terminado el 20 de octubre se factura, como tarde, el 15 de noviembre. Puede agrupar en una factura recapitulativa los trabajos de un mismo mes para el mismo cliente.

Factura con retención de IRPF: ¿15 % o 7 %?

Si ejerce una actividad profesional y factura a una empresa o a otro autónomo que le paga dentro de su actividad, la factura lleva una retención de IRPF del 15 %. En el año en que se da de alta y en los dos siguientes puede aplicar el 7 %. A los particulares no se les aplica retención.

• Quién la aplica: los profesionales, es decir, quienes están dados de alta en un epígrafe de la sección segunda de las tarifas del IAE (abogados, economistas, arquitectos, consultores, traductores, entre otros), y los de la sección tercera (artistas). Muchas actividades empresariales de la sección primera, como el comercio, no llevan retención.
• Quién la practica: la retiene su cliente, que la ingresa en Hacienda en su nombre. Usted la descuenta después como pago a cuenta en su declaración de la renta.
• El 7 % de inicio de actividad: vale para el año de alta y los dos siguientes, siempre que no haya ejercido ninguna actividad profesional en el año anterior al inicio. Debe comunicarlo por escrito y firmado a cada cliente, que conserva esa comunicación.
• Sin retención: facturas a particulares y a empresas extranjeras sin establecimiento en España.
• Otros porcentajes: existen en casos concretos, como algunas actividades agrícolas, artistas con ingresos reducidos o ciertas actividades en estimación objetiva. Si es su caso, confírmelo con su asesor.

La retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre el importe con IVA, y se resta del total. El IVA no cambia: total a pagar = base imponible + IVA − retención.

Con la retención del 15 %, su cliente le transfiere 1.060,00 € e ingresa los 150,00 € retenidos en Hacienda. Si el cliente paga tarde, reclame el total a pagar de la factura; la guía sobre la ley de morosidad explica los plazos de pago entre empresas y el interés de demora.

Modelo de factura de autónomo con IRPF.

Este modelo corresponde a un profesional que factura a una empresa española con IVA del 21 % y retención del 15 %. Copie el texto, sustituya los elementos entre corchetes y revise los importes antes de enviarla. Si el cliente es un particular, elimine la línea de retención; si está en sus primeros años, cambie el 15 % por el 7 %.

FACTURA

Número: [2026-0042]
Fecha de expedición: [15/10/2026]
Fecha de la operación: [septiembre de 2026, si es distinta]

EMISOR
[Nombre y apellidos]
NIF: [12345678Z]
[Calle, número, código postal, municipio, provincia]
[Correo electrónico y teléfono]

CLIENTE
[Razón social]
NIF: [B12345678]
[Calle, número, código postal, municipio, provincia]

CONCEPTO
[Descripción del servicio]   [cantidad] x [precio unitario sin IVA] €   [importe] €

Base imponible:              [1.000,00] €
IVA 21 %:                    [210,00] €
Retención IRPF 15 %:        −[150,00] €
TOTAL A PAGAR:               [1.060,00] €

Forma de pago: transferencia bancaria
IBAN: [ES00 0000 0000 0000 0000 0000]
Vencimiento: [fecha, por ejemplo 30 días desde la fecha de expedición]

La forma de pago y el vencimiento no son datos obligatorios, pero evitan dudas y retrasos. Si la factura vence sin cobrar, la guía con modelos de recordatorio de pago le ayuda a reclamarla paso a paso.

¿Cuándo basta una factura simplificada?

Puede emitir una factura simplificada, la que sustituyó al antiguo tique en 2013, cuando el importe no supera los 400 € con IVA incluido. En determinados sectores, como el comercio minorista, la hostelería y la restauración, el transporte de personas o la peluquería, el límite sube a 3.000 €. También se admite para las facturas rectificativas.

La factura simplificada lleva menos datos: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, su NIF y su nombre o razón social, el tipo de bien o servicio, el tipo de IVA (puede añadir «IVA incluido») y la contraprestación total. No hace falta identificar al cliente.

• Deducción del IVA: su cliente empresario solo puede deducir el IVA si la factura simplificada incluye su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Si se lo pide, debe añadirlos.
• Series separadas: si en un mismo año emite facturas completas y simplificadas, cada tipo va en su propia serie.
• Exclusiones: no se admite, entre otros casos, en las entregas intracomunitarias de bienes. Para clientes de otros países de la UE, emita una factura completa.

En la práctica, si factura a empresas o a otros autónomos, y sobre todo si aplica retención de IRPF, lo sencillo es emitir siempre factura completa.

¿Cómo facturar a una empresa de otro país de la UE?

Cuando presta un servicio a una empresa establecida en otro país de la UE, la operación se entiende realizada en el país del cliente: no repercute IVA español y es el cliente quien liquida el impuesto. La factura debe incluir la mención «Inversión del sujeto pasivo» y el número de IVA de ambas partes.

1. Dese de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios con el modelo 036 o 037 para obtener un NIF-IVA válido, que empieza por «ES».
2. Compruebe el número de IVA de su cliente en el sistema VIES de la Comisión Europea antes de facturar.
3. Emita una factura completa sin IVA, con ambos números de IVA y la mención «Inversión del sujeto pasivo». Añadir «Reverse charge» facilita la lectura al cliente extranjero.
4. Declare la operación en su modelo 303 y en el modelo 349, la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias.

Una empresa extranjera sin establecimiento en España no practica retención de IRPF, así que la factura tampoco la lleva. Si el cliente está fuera de la UE, el servicio a empresas tampoco lleva IVA español por regla general; es habitual indicar «Operación no sujeta a IVA». Algunos servicios tienen reglas propias, por ejemplo los relacionados con inmuebles situados en España.

Verifactu, TicketBAI y conservación de las facturas.

Verifactu no cambia los datos de la factura, sino el programa con el que se emite. Según las fechas vigentes, los programas de facturación deberán cumplir los requisitos desde el 1 de enero de 2027 para las sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para los demás, autónomos incluidos. Hasta entonces, una factura en PDF con todos los datos es válida.

El 5 de octubre de 2026, el Ministerio de Hacienda comunicó su previsión de ampliar de nuevo ese plazo. Mientras no se publique la norma correspondiente en el BOE, las fechas de 2027 siguen siendo las vigentes; consulte la página de Verifactu de la Agencia Tributaria antes de decidir (datos de octubre de 2026). Los programas adaptados generan registros de facturación que no se pueden alterar y añaden un código QR a cada factura.

• País Vasco: no se aplica Verifactu, sino TicketBAI, el sistema de las diputaciones forales de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, con su propio calendario.
• Navarra: rige un sistema propio de la Hacienda Foral.
• Factura electrónica entre empresas: la Ley Crea y Crece la hará obligatoria, pero los plazos aún no se aplican a la mayoría de autónomos.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas?

Conserve las copias de las facturas emitidas y las facturas recibidas durante el plazo de prescripción de cuatro años de la Ley General Tributaria, que empieza a contar al terminar el plazo para presentar la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura. El Código de Comercio exige además conservar la documentación de la empresa durante seis años, por lo que muchos asesores recomiendan ese plazo.

Hacer sus facturas con Dunlio.

Dunlio crea facturas en PDF con conceptos, varios tipos de IVA y las menciones de inversión del sujeto pasivo o de exención, en cuatro diseños con su logotipo y en ocho idiomas. Numera las facturas de forma correlativa con su propio prefijo, las envía por correo con el PDF adjunto y le ayuda a reclamar las impagadas con un recordatorio amable, una reclamación y un requerimiento final. El plan gratuito incluye hasta 5 facturas activas.

Importante: la aplicación todavía no admite la retención de IRPF, así que no la use por ahora para facturas que la necesiten. La plantilla de Excel gratuita de la página de plantillas de factura en Word, Excel y PDF incluye una línea opcional de IRPF. Dunlio no está certificado para Verifactu ni admite TicketBAI, no emite facturas electrónicas, no lleva la contabilidad y no cobra pagos por usted.

Preguntas frecuentes.

Esta guía es información general, no asesoramiento fiscal; para su caso concreto, consulte con su asesor o gestor.