Zahlungserinnerung schreiben: Vorlagen für alle drei Mahnstufen

Vor dem Versand: Rechnung und Zahlungseingang prüfen.

Öffnen Sie die Rechnung und Ihr Konto, bevor Sie schreiben. Prüfen Sie Fälligkeitsdatum, offenen Betrag, Empfänger und ob in den letzten Tagen doch eine Zahlung eingegangen ist. Eine Erinnerung für eine bereits bezahlte Rechnung kostet mehr Vertrauen als eine Woche Geduld.

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Fälligkeit kontrollieren.
• Restbetrag verwenden, falls eine Teilzahlung eingegangen ist.
• Den richtigen Ansprechpartner in der Buchhaltung anschreiben.
• Offene Rückfragen des Kunden zuerst beantworten.

Stufe 1: Die freundliche Zahlungserinnerung.

Die erste Nachricht geht davon aus, dass die Rechnung schlicht untergegangen ist. Nennen Sie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum, bitten Sie um Überweisung in den nächsten Tagen und lassen Sie Raum für eine Antwort. Ein Gewerbekunde ist 30 Tage nach Zugang der Rechnung ohnehin automatisch in Verzug; die Erinnerung muss deshalb nicht drohen, sondern nur erinnern.

Guten Tag [Name],

sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen: Die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag in den nächsten Tagen auf das in der Rechnung angegebene Konto.

Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie diese Erinnerung bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung antworten Sie einfach auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Stufe 2: Die erste Mahnung mit Frist.

Bleibt die Erinnerung unbeantwortet, setzen Sie eine klare Frist, zum Beispiel sieben Tage nach Erhalt. Nennen Sie das Wort „Mahnung“, verweisen Sie auf die Erinnerung und kündigen Sie an, dass Sie Verzugszinsen berechnen können. Mehr als eine Stufe ist rechtlich nicht nötig, aber bei guten Kunden üblich.

Guten Tag [Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum], weiterhin offen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis spätestens [Frist, z. B. 7 Tage nach Erhalt]. Sie befinden sich mit der Zahlung in Verzug; wir behalten uns vor, gesetzliche Verzugszinsen und Mahnkosten nach § 288 BGB zu berechnen.

Falls bereits gezahlt wurde oder es einen Grund für die Verzögerung gibt, antworten Sie bitte kurz auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Stufe 3: Die letzte Mahnung vor weiteren Schritten.

Die letzte Mahnung nennt eine letzte Frist und sagt konkret, was danach passiert: in der Regel das gerichtliche Mahnverfahren oder die Übergabe an ein Inkassounternehmen. Schreiben Sie sachlich. Drohungen ohne Substanz wirken unprofessionell und bringen kein Geld.

Guten Tag [Name],

auf unsere Zahlungserinnerung vom [Datum] und unsere Mahnung vom [Datum] zur Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] haben wir weder eine Zahlung noch eine Rückmeldung erhalten.

Wir fordern Sie letztmalig auf, den offenen Betrag zuzüglich Verzugszinsen in Höhe von [Betrag] bis zum [letzte Frist] zu überweisen. Nach Ablauf dieser Frist leiten wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren ein; die dadurch entstehenden Kosten gehen zu Ihren Lasten.

Sollte es Einwände gegen die Rechnung geben, bitten wir um umgehende Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Ein Rhythmus, der sich durchhalten lässt.

Ein bewährtes Beispiel: Zahlungserinnerung 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit, erste Mahnung etwa 14 Tage später mit 7-Tage-Frist, letzte Mahnung weitere 14 Tage später. Zwischen den Stufen lohnt sich oft ein kurzer Anruf: Viele Verzögerungen sind eine fehlende Bestellnummer oder eine falsche Rechnungsadresse, keine Zahlungsunwilligkeit. Das ist eine Planungshilfe, kein fester Rechtsrahmen.

Mahnstufen in Dunlio automatisch versenden.

In Invoice Follow-ups liegen diese drei Vorlagen (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, Letzte Mahnung) bereits auf Deutsch bereit. Tragen Sie Ihre Rechnungen ein oder importieren Sie eine CSV-Datei, passen Sie die Texte unter Templates an und prüfen Sie jede Nachricht in der Vorschau, bevor sie versendet wird.

Nach Freischaltung des Versands können Sie die Stufen auch automatisch nach Fälligkeit planen, werktags zwischen 9 und 17 Uhr in Ihrer Zeitzone. Markieren Sie eine Rechnung als bezahlt, pausiert oder strittig, und es geht keine weitere Erinnerung mehr raus. Wie Verzug, Verzugszinsen und die 40-Euro-Pauschale funktionieren, lesen Sie im Ratgeber zu Mahnung und Verzugszinsen.