Recordatorio de pago: 3 modelos de email para facturas impagadas

Antes de enviar: comprobar la factura y el cobro.

Un recordatorio solo es útil si la factura está realmente vencida y realmente sin pagar. Antes de escribir, abra la factura y el extracto bancario: reclamar una factura ya cobrada cuesta más confianza que una semana de espera.

• Comprobar el número, la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de la factura.
• Verificar que no ha entrado ninguna transferencia en los últimos días, incluido un pago parcial.
• Escribir a la persona adecuada: el departamento de administración o contabilidad, no el comercial que aprobó el presupuesto.
• Responder primero a cualquier duda o reparo que el cliente haya planteado sobre el trabajo entregado.
• Confirmar que la factura indica la fecha de vencimiento y la cuenta de abono; sin vencimiento claro, la reclamación pierde fuerza.

Paso 1: el recordatorio amable.

El recordatorio amable es un simple mensaje de cortesía enviado pocos días después del vencimiento. Parte de la base de que la factura se ha traspapelado, no de que se haya rechazado. Recuerda los datos, propone una fecha de pago y deja abierta la puerta a una respuesta. El tono sigue siendo el de una relación comercial que usted desea conservar.

Estimado/a [Nombre Apellido]:

Salvo error por nuestra parte, la factura [número], de fecha [fecha de emisión] y por importe de [importe] € (IVA incluido), venció el [fecha de vencimiento] y todavía no consta como pagada.

Suponemos que se trata de un olvido. ¿Podría ordenar la transferencia en los próximos días a la cuenta indicada en la factura?

Si el pago ya se ha realizado, le rogamos que ignore este mensaje. Para cualquier duda sobre la factura, basta con responder a este correo.

Un cordial saludo,
[Su nombre]
[Su empresa]

Paso 2: la reclamación con interés de demora.

La reclamación es el segundo mensaje, enviado alrededor de una semana después del recordatorio sin respuesta. Fija un plazo preciso y recuerda las consecuencias legales del retraso: entre empresas y autónomos, el interés de demora y la indemnización de 40 € por costes de cobro se devengan automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de aviso ni intimación (arts. 5, 7 y 8 de la Ley 3/2004). No amenaza: informa.

Estimado/a [Nombre Apellido]:

A pesar de nuestro recordatorio del [fecha del recordatorio], la factura [número], por importe de [importe] € (IVA incluido) y vencida el [fecha de vencimiento], sigue pendiente de pago a día de hoy.

Les rogamos que realicen el pago a más tardar el [fecha límite, por ejemplo 7 días después del envío].

Les recordamos que, conforme a la Ley 3/2004, de medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, el retraso devenga automáticamente un interés de demora del [tipo pactado o legal] anual desde el día siguiente al vencimiento, así como una indemnización fija de 40 € por costes de cobro, sin necesidad de requerimiento previo.

Si han efectuado el pago entre tanto o si algún punto de la factura plantea dudas, les agradeceremos que nos lo comuniquen cuanto antes.

Atentamente,
[Su nombre]
[Su empresa]

Paso 3: el requerimiento final antes de la vía judicial.

El requerimiento final es el último mensaje amistoso. Fija una última fecha y anuncia con claridad lo que vendrá después: un requerimiento de pago fehaciente por burofax y, si sigue sin haber respuesta, la reclamación judicial mediante proceso monitorio. Sea objetivo y anuncie únicamente lo que está dispuesto a hacer.

Estimado/a [Nombre Apellido]:

Nuestros mensajes del [fecha del recordatorio] y del [fecha de la reclamación] relativos a la factura [número], por importe de [importe] € (IVA incluido) y vencida el [fecha de vencimiento], no han obtenido respuesta ni pago.

Les requerimos por última vez para que abonen dicha cantidad, más el interés de demora devengado y la indemnización de 40 € por costes de cobro, a más tardar el [fecha límite].

Transcurrido ese plazo sin recibir el pago íntegro, les remitiremos un requerimiento de pago por burofax e iniciaremos, sin nuevo aviso, la reclamación judicial de la deuda mediante proceso monitorio ante el Juzgado competente, con solicitud de condena en costas.

Si discrepan del contenido de la factura, les rogamos que nos lo indiquen de inmediato respondiendo a este correo.

Atentamente,
[Su nombre]
[Su empresa]

¿Qué ritmo de reclamación conviene seguir?

Un ritmo realista para un autónomo o una pequeña empresa: recordatorio amable entre el día +3 y el día +7 tras el vencimiento, reclamación hacia el día +15 con un plazo de 7 días, requerimiento final hacia el día +30 con un último plazo de 7 días antes del burofax. Entre dos pasos, una llamada telefónica suele desbloquear la situación: un pedido sin número de referencia o un dato de facturación erróneo explican más retrasos que la mala fe. Este calendario es una pauta de gestión, no una obligación legal.

Los errores que retrasan el cobro.

• Reclamar sin adjuntar la factura ni citar su número, lo que obliga al cliente a buscarla.
• Escribir «lo antes posible» en lugar de una fecha concreta.
• Pasar directamente al tono amenazante y luego no hacer nada cuando vence el plazo.
• No mencionar el interés de demora ni la indemnización de 40 €, que la ley le reconoce sin necesidad de pactarlos.
• Escribir a la persona equivocada o a un buzón genérico sin hacer seguimiento.
• Esperar dos meses antes del primer recordatorio: cuanto más antigua es la factura, más difícil resulta cobrarla.
• Mantener los envíos automáticos tras un pago parcial o una discrepancia sin ajustar el mensaje.

Enviar estos tres pasos automáticamente con Dunlio.

Dunlio incluye ya estos tres modelos en español: recordatorio amable, reclamación y requerimiento final. Introduzca sus facturas o importe un archivo CSV, adapte los textos a su tono y deje que la herramienta envíe cada paso en la fecha adecuada tras el vencimiento, en días laborables y en horario de oficina de su zona horaria.

Cada mensaje puede revisarse en vista previa antes del envío. En cuanto marca una factura como pagada, en pausa o en disputa, no sale ningún recordatorio más. Para lo que viene después, el cálculo del interés de demora, el requerimiento por burofax y el proceso monitorio, consulte nuestras otras guías.