Sollecito di pagamento: 3 modelli di email per fatture non pagate

Prima di inviare: verificare la fattura e l’incasso.

Un sollecito è utile solo se la fattura è davvero scaduta e davvero non pagata. Prima di scrivere, apra la fattura e l’estratto conto: sollecitare una fattura già saldata costa più fiducia di una settimana di attesa.

• Controllare numero, data di emissione e data di scadenza della fattura.
• Verificare che non sia arrivato alcun bonifico negli ultimi giorni, compreso un pagamento parziale.
• Scrivere all’interlocutore giusto: l’amministrazione o la contabilità, non il commerciale che ha approvato il preventivo.
• Rispondere prima a eventuali domande o contestazioni del cliente sul lavoro consegnato.
• Accertarsi che la fattura riporti la data di scadenza e le coordinate bancarie; senza scadenza chiara, il sollecito perde forza.

Fase 1: il promemoria cortese.

Il promemoria cortese è un semplice messaggio di servizio inviato pochi giorni dopo la scadenza. Parte dal presupposto che la fattura sia stata dimenticata, non rifiutata. Richiama i dati, propone una data di pagamento e lascia aperta la porta a una risposta. Il tono resta quello di un rapporto commerciale che Lei desidera mantenere.

Gentile [Nome Cognome],

salvo errore da parte nostra, la fattura [numero] del [data di emissione], dell’importo di [importo] € IVA inclusa, è scaduta il [data di scadenza] e non risulta ancora saldata.

Si tratta probabilmente di una dimenticanza. Potrebbe disporre il bonifico nei prossimi giorni sulle coordinate indicate in fattura?

Se il pagamento è già stato effettuato, La preghiamo di non tenere conto di questo messaggio. Per qualsiasi domanda sulla fattura, basta rispondere a questa email.

Cordiali saluti,
[Il Suo nome]
[La Sua azienda]

Fase 2: il sollecito con interessi di mora.

Il sollecito è il secondo messaggio, inviato circa una settimana dopo il promemoria rimasto senza risposta. Fissa un termine preciso e ricorda le conseguenze legali del ritardo: tra imprese e professionisti, gli interessi di mora e il risarcimento forfettario di 40 € per i costi di recupero decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza, senza che sia necessaria la costituzione in mora (artt. 4, 5 e 6 del D.Lgs. 231/2002). Non minaccia: informa.

Gentile [Nome Cognome],

nonostante il nostro promemoria del [data del promemoria], la fattura [numero] dell’importo di [importo] € IVA inclusa, scaduta il [data di scadenza], risulta a oggi ancora insoluta.

La invitiamo a provvedere al pagamento entro e non oltre il [data limite, ad esempio 7 giorni dall’invio].

Le ricordiamo che, ai sensi del D.Lgs. 231/2002 sui ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali, dal giorno successivo alla scadenza decorrono automaticamente gli interessi di mora al tasso del [tasso pattuito o legale] annuo, oltre al risarcimento forfettario di 40 € per i costi di recupero, senza necessità di costituzione in mora.

Se nel frattempo ha già effettuato il pagamento o se un punto della fattura richiede chiarimenti, La preghiamo di comunicarcelo al più presto.

Cordiali saluti,
[Il Suo nome]
[La Sua azienda]

Fase 3: la diffida ad adempiere prima del decreto ingiuntivo.

La diffida ad adempiere è l’ultimo messaggio prima della via giudiziale. Ai sensi dell’art. 1454 del codice civile, intima al debitore di pagare entro un termine non inferiore a 15 giorni e annuncia che cosa seguirà: il ricorso per decreto ingiuntivo. Per avere pieno valore va inviata con raccomandata A/R o via PEC; l’email ordinaria ne anticipa il contenuto. Resti sui fatti e annunci solo ciò che è disposto a fare.

Gentile [Nome Cognome],

i nostri messaggi del [data del promemoria] e del [data del sollecito] relativi alla fattura [numero], dell’importo di [importo] € IVA inclusa e scaduta il [data di scadenza], sono rimasti senza risposta né pagamento.

Con la presente, ai sensi dell’art. 1454 c.c., La diffidiamo a corrispondere la somma dovuta, maggiorata degli interessi di mora maturati e del risarcimento forfettario di 40 € per i costi di recupero, entro 15 giorni dal ricevimento della presente, ossia entro il [data limite].

Decorso inutilmente tale termine, senza ulteriore avviso depositeremo ricorso per decreto ingiuntivo presso il Tribunale competente, con richiesta di condanna alle spese di procedura e di recupero.

Qualora contesti il contenuto della fattura, La invitiamo a comunicarcelo immediatamente rispondendo a questa email.

Distinti saluti,
[Il Suo nome]
[La Sua azienda]

Quale ritmo di sollecito adottare?

Un ritmo realistico per un libero professionista o una piccola impresa: promemoria cortese tra il giorno +3 e il giorno +7 dopo la scadenza, sollecito verso il giorno +15 con un termine di 7 giorni, diffida verso il giorno +30 con il termine di 15 giorni previsto dall’art. 1454 c.c. Tra una fase e l’altra, una telefonata sblocca spesso la situazione: un ordine senza numero di riferimento o un dato di fatturazione errato spiegano più ritardi della malafede. Questo calendario è un riferimento gestionale, non un obbligo di legge.

Gli errori che ritardano l’incasso.

• Sollecitare senza allegare la fattura né citarne il numero, costringendo il cliente a cercarla.
• Scrivere «al più presto» invece di una data precisa.
• Passare subito al tono minaccioso e poi non fare nulla una volta scaduto il termine.
• Non menzionare gli interessi di mora e il risarcimento di 40 €, che la legge Le riconosce senza bisogno di pattuirli.
• Scrivere alla persona sbagliata o a una casella generica senza seguito.
• Aspettare due mesi prima del primo promemoria: più la fattura invecchia, più è difficile incassarla.
• Lasciare attivi gli invii automatici dopo un pagamento parziale o una contestazione senza adattare il messaggio.

Inviare queste tre fasi automaticamente con Dunlio.

Dunlio contiene già questi tre modelli in italiano: promemoria cortese, sollecito e diffida. Inserisca le Sue fatture o importi un file CSV, adatti i testi al Suo tono e lasci che lo strumento invii ogni fase alla data giusta dopo la scadenza, nei giorni lavorativi e in orario d’ufficio nel Suo fuso orario.

Ogni messaggio è visibile in anteprima prima dell’invio. Non appena segna una fattura come pagata, in pausa o contestata, nessun altro sollecito parte. Per il seguito, il calcolo degli interessi di mora, la diffida con raccomandata e il decreto ingiuntivo, consulti le nostre altre guide.