Wezwanie do zapłaty: 3 wzory e-maili (przypomnienie, wezwanie, ostateczne przedsądowe wezwanie)

Przed wysłaniem: sprawdzić fakturę i wpłaty.

Wezwanie ma sens tylko wtedy, gdy faktura jest naprawdę wymagalna i naprawdę nieopłacona. Zanim Państwo napiszą, warto otworzyć fakturę i wyciąg bankowy: przypomnienie o fakturze już zapłaconej kosztuje więcej zaufania niż tydzień cierpliwości.

• Sprawdzić numer faktury, datę wystawienia i termin płatności.
• Upewnić się, że w ostatnich dniach nie wpłynęła wpłata, także częściowa.
• Pisać do właściwej osoby: do księgowości, a nie do handlowca, który podpisał ofertę.
• Najpierw odpowiedzieć na ewentualne pytania lub zastrzeżenia klienta do wykonanej usługi.
• Sprawdzić, czy faktura została doręczona i czy zawiera numer rachunku oraz termin płatności.

Krok 1: uprzejme przypomnienie.

Przypomnienie to krótka wiadomość informacyjna wysyłana kilka dni po terminie płatności. Zakłada, że faktura została przeoczona lub zagubiona, a nie odrzucona. Przypomina fakty, proponuje datę zapłaty i zostawia miejsce na odpowiedź. Ton pozostaje tonem relacji handlowej, którą chcą Państwo utrzymać.

Szanowni Państwo,

zgodnie z naszą ewidencją faktura [numer] z dnia [data wystawienia] na kwotę [kwota] zł brutto, z terminem płatności [data], nie została dotychczas opłacona.

Prawdopodobnie jest to przeoczenie. Uprzejmie prosimy o przelew w najbliższych dniach na rachunek wskazany na fakturze.

Jeżeli płatność została już zrealizowana, prosimy o zignorowanie tej wiadomości. W razie pytań dotyczących faktury wystarczy odpowiedzieć na tego e-maila.

Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Nazwa firmy]

Krok 2: wezwanie do zapłaty z odsetkami i rekompensatą.

Wezwanie do zapłaty to druga wiadomość, wysyłana około tygodnia po przypomnieniu, które pozostało bez odpowiedzi. Wyznacza wyraźny termin i informuje o skutkach prawnych opóźnienia: w transakcjach między przedsiębiorcami od dnia po terminie płatności naliczane są z mocy ustawy odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych, obecnie 13,75 % rocznie, a wierzycielowi przysługuje rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 / 70 / 100 EUR zależnie od kwoty (ustawa z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych). Nie grożą Państwo, lecz informują.

Szanowni Państwo,

pomimo naszego przypomnienia z dnia [data przypomnienia] faktura [numer] na kwotę [kwota] zł brutto, z terminem płatności [data], pozostaje nieopłacona.

Wzywamy do zapłaty należności najpóźniej do dnia [data, 7 dni od wysłania] na rachunek [numer rachunku], z podaniem numeru faktury w tytule przelewu.

Informujemy, że na podstawie ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych od dnia następującego po terminie płatności naliczamy odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych w wysokości 13,75 % w skali roku, a także przysługuje nam rekompensata za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości [40 / 70 / 100] EUR.

Jeżeli w międzyczasie dokonali Państwo płatności lub mają Państwo pytania dotyczące faktury, prosimy o niezwłoczną informację.

Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Nazwa firmy]

Krok 3: ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty to ostatnia wiadomość polubowna. Wyznacza ostatni termin, najczęściej 7 dni, i konkretnie zapowiada, co nastąpi później: pozew o wydanie nakazu zapłaty w elektronicznym postępowaniu upominawczym (e-sąd) i obciążenie dłużnika kosztami procesu. Wysyłają je Państwo listem poleconym za potwierdzeniem odbioru i równolegle e-mailem; dowód doręczenia będzie potrzebny w pozwie. Pozostają Państwo rzeczowi i zapowiadają tylko to, co rzeczywiście zamierzają zrobić.

Szanowni Państwo,

nasze wiadomości z dnia [data przypomnienia] i [data wezwania] dotyczące faktury [numer] na kwotę [kwota] zł brutto, z terminem płatności [data], pozostały bez odpowiedzi i bez zapłaty.

Po raz ostatni wzywamy do zapłaty kwoty [kwota] zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie w transakcjach handlowych liczonymi od dnia [dzień po terminie] do dnia zapłaty oraz rekompensatą za koszty odzyskiwania należności w wysokości równowartości [40 / 70 / 100] EUR, w nieprzekraczalnym terminie 7 dni od otrzymania niniejszego wezwania, na rachunek [numer rachunku].

Po bezskutecznym upływie tego terminu skierujemy sprawę bez dodatkowego wezwania na drogę sądową, w tym do Sądu Rejonowego Lublin-Zachód w Lublinie w elektronicznym postępowaniu upominawczym, z wnioskiem o wydanie nakazu zapłaty. Kosztami postępowania zostaną obciążeni Państwo.

Jeżeli kwestionują Państwo fakturę, prosimy o niezwłoczną odpowiedź na tego e-maila.

Z poważaniem
[Imię i nazwisko]
[Nazwa firmy]

Jaki rytm wysyłania przyjąć?

Realistyczny rytm dla jednoosobowej działalności lub małej firmy: przypomnienie między 3. a 7. dniem po terminie, wezwanie do zapłaty około 14. dnia z terminem 7 dni, ostateczne przedsądowe wezwanie około 30. dnia z ostatnim terminem 7 dni przed złożeniem pozwu. Między kolejnymi krokami rozmowa telefoniczna często rozwiązuje sprawę: brak numeru zamówienia albo błędne dane nabywcy tłumaczą więcej opóźnień niż zła wola. Ten harmonogram jest wskazówką organizacyjną, nie obowiązkiem prawnym.

Jakie błędy opóźniają zapłatę?

• Wysyłanie wezwania bez załączonej faktury i bez jej numeru, co zmusza klienta do szukania.
• Pisanie „jak najszybciej” zamiast konkretnej daty.
• Przejście od razu do groźby, a następnie brak reakcji po upływie terminu.
• Pomijanie odsetek i rekompensaty w wezwaniu, choć przysługują z mocy ustawy.
• Pisanie do niewłaściwej osoby lub na ogólny adres bez dalszego kontaktu.
• Czekanie dwa miesiące z pierwszym przypomnieniem: im starsza faktura, tym trudniej ją odzyskać.
• Kontynuowanie automatycznych wiadomości po wpłacie częściowej lub reklamacji bez zmiany treści.

Wysyłać te trzy kroki automatycznie z Dunlio.

Dunlio zawiera już te trzy wzory po polsku: przypomnienie, wezwanie do zapłaty i ostateczne przedsądowe wezwanie. Wystarczy wprowadzić faktury lub zaimportować plik CSV, dostosować treść do własnego tonu i pozwolić narzędziu wysłać każdy krok we właściwym dniu po terminie płatności, w dni robocze i w godzinach pracy w Państwa strefie czasowej.

Każdą wiadomość widać w podglądzie przed wysłaniem. Gdy oznaczą Państwo fakturę jako opłaconą, wstrzymaną lub sporną, żadne kolejne wezwanie nie zostanie wysłane. O dalszych krokach, obliczaniu odsetek, rekompensacie i nakazie zapłaty piszemy w pozostałych poradnikach.