Betalingsherinnering: 3 voorbeeldmails (herinnering, aanmaning, laatste aanmaning)

Vooraf: controleer de factuur en de betaling.

Een herinnering is alleen zinvol als de factuur echt opeisbaar en echt onbetaald is. Open de factuur en uw bankafschrift voordat u schrijft: een herinnering voor een al betaalde factuur kost meer vertrouwen dan een week geduld.

• Controleer factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum.
• Kijk of er de afgelopen dagen geen (deel)betaling is binnengekomen.
• Schrijf naar de juiste persoon: de crediteurenadministratie, niet de accountmanager die de offerte tekende.
• Beantwoord eerst eventuele vragen of bezwaren van de klant over het geleverde werk.
• Controleer of de factuur een betaaltermijn en uw rekeningnummer vermeldt; zonder termijn geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.

Stap 1: de vriendelijke herinnering.

De vriendelijke herinnering is een kort servicebericht, enkele dagen na de vervaldatum. Het gaat ervan uit dat de factuur vergeten of kwijtgeraakt is, niet geweigerd. U herhaalt de feiten, stelt een betaaldatum voor en laat ruimte voor een reactie. De toon blijft die van een zakelijke relatie die u wilt behouden.

Geachte [voornaam achternaam],

Volgens onze administratie is factuur [nummer] van [factuurdatum], ten bedrage van [bedrag] inclusief btw, op [vervaldatum] vervallen en nog niet voldaan.

Waarschijnlijk is dit aan uw aandacht ontsnapt. Zou u het bedrag binnen enkele dagen willen overmaken op het rekeningnummer dat op de factuur staat?

Heeft u al betaald, dan kunt u dit bericht als niet verzonden beschouwen. Voor vragen over de factuur kunt u eenvoudig op deze e-mail antwoorden.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw bedrijf]

Stap 2: de aanmaning met een termijn van 14 dagen.

De aanmaning is het tweede bericht, ongeveer een week nadat de herinnering onbeantwoord bleef. U stelt een duidelijke termijn van 14 dagen en wijst op de wettelijke gevolgen van te laat betalen: tussen ondernemingen is de wettelijke handelsrente van 10,4 % per jaar automatisch verschuldigd vanaf de dag na de vervaldatum, zonder dat een aanmaning nodig is (art. 6:119a BW). U dreigt niet, u informeert.

Geachte [voornaam achternaam],

Ondanks onze herinnering van [datum herinnering] is factuur [nummer] ten bedrage van [bedrag] inclusief btw, vervallen op [vervaldatum], tot op heden niet voldaan.

Wij verzoeken u het openstaande bedrag uiterlijk op [datum, 14 dagen na verzending] over te maken op [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.

Wij wijzen u erop dat over het openstaande bedrag op grond van artikel 6:119a BW de wettelijke handelsrente verschuldigd is vanaf de dag na de vervaldatum. Deze rente bedraagt momenteel 10,4 % per jaar.

Is het bedrag inmiddels overgemaakt of heeft u een vraag over de factuur, laat het ons dan zo spoedig mogelijk weten.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw bedrijf]

Stap 3: de laatste aanmaning als ingebrekestelling.

De laatste aanmaning is het laatste minnelijke bericht en tegelijk uw ingebrekestelling: een schriftelijke mededeling waarin u een laatste redelijke termijn stelt en aankondigt wat daarna volgt. Bij een zakelijke klant kondigt u de buitengerechtelijke incassokosten aan (minimaal € 40) en de gang naar de kantonrechter. Bij een consument is deze brief de verplichte 14-dagenbrief uit de Wet Incassokosten: pas na die termijn mag u kosten rekenen. Blijf feitelijk en kondig alleen aan wat u ook werkelijk gaat doen.

Geachte [voornaam achternaam],

Op onze berichten van [datum herinnering] en [datum aanmaning] over factuur [nummer] ten bedrage van [bedrag] inclusief btw, vervallen op [vervaldatum], hebben wij geen reactie noch betaling ontvangen.

Hierbij stellen wij u in gebreke en verzoeken wij u voor de laatste keer het openstaande bedrag, vermeerderd met de wettelijke handelsrente vanaf [dag na vervaldatum], uiterlijk op [datum, 14 dagen na ontvangst] over te maken op [IBAN].

Blijft betaling binnen deze termijn uit, dan brengen wij op grond van het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten incassokosten van [bedrag, minimaal € 40] in rekening en dragen wij de vordering zonder nader bericht over aan een incassopartner of leggen wij deze voor aan de kantonrechter. De kosten daarvan komen voor uw rekening.

Betwist u de factuur, dan verzoeken wij u ons dit per omgaande per e-mail te laten weten.

Met vriendelijke groet,
[Uw naam]
[Uw bedrijf]

Welk ritme houdt u aan?

Een realistisch ritme voor een zzp’er of klein bedrijf: herinnering tussen dag 3 en dag 7 na de vervaldatum, aanmaning rond dag 14 met een termijn van 14 dagen, laatste aanmaning rond dag 30 met een laatste termijn van 14 dagen voordat u de vordering uit handen geeft. Tussen twee stappen lost een telefoontje vaak meer op dan een derde e-mail: een ontbrekend inkoopordernummer of een verkeerd factuuradres verklaart meer vertragingen dan onwil. Dit schema is een praktische richtlijn, geen wettelijke verplichting.

Welke fouten vertragen de betaling?

• Herinneren zonder de factuur bij te voegen of het nummer te noemen, zodat de klant moet gaan zoeken.
• “Zo spoedig mogelijk” schrijven in plaats van een concrete datum.
• Direct dreigen en vervolgens niets doen als de termijn verstrijkt.
• Bij een consument meteen incassokosten rekenen zonder eerst de 14-dagenbrief te sturen.
• De verkeerde persoon of een algemeen e-mailadres aanschrijven zonder opvolging.
• Twee maanden wachten met de eerste herinnering: hoe ouder de factuur, hoe lastiger de incasso.
• Automatische herinneringen laten doorlopen na een deelbetaling of een bezwaar zonder het bericht aan te passen.

Deze drie stappen automatisch versturen met Dunlio.

Dunlio bevat deze drie modellen al in het Nederlands: herinnering, aanmaning en laatste aanmaning. Voer uw facturen in of importeer een CSV-bestand, pas de teksten aan uw toon aan en laat de tool elke stap op de juiste dag na de vervaldatum versturen, op werkdagen en tijdens kantooruren in uw tijdzone.

Elk bericht ziet u in een voorbeeld voordat het verzonden wordt. Zodra u een factuur als betaald, gepauzeerd of betwist markeert, gaat er geen herinnering meer uit. Voor het vervolg, de berekening van rente en incassokosten en de stap naar de kantonrechter, leest u onze andere gidsen.