Incassokosten en wettelijke handelsrente 2026: wat mag u rekenen?

Wanneer is een factuur in verzuim?

Bij een handelstransactie, een overeenkomst tussen ondernemingen of met een overheidsinstantie, is de klant in verzuim vanaf de dag na de overeengekomen betaaltermijn, zonder dat een aanmaning nodig is (art. 6:119a BW). Is geen termijn afgesproken, dan geldt een termijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Partijen mogen een langere termijn afspreken tot maximaal 60 dagen; een langere termijn is alleen geldig als die uitdrukkelijk in de overeenkomst staat en niet kennelijk onbillijk is tegenover de schuldeiser. Overheden mogen nooit later dan 30 dagen betalen.

Bij een consument ligt dat anders: daar treedt verzuim in beginsel pas in na een ingebrekestelling met een redelijke termijn (art. 6:82 BW), tenzij een fatale betaaltermijn is overeengekomen. Het verschil bepaalt welke rente u mag rekenen en of de 14-dagenbrief verplicht is.

Hoe berekent u de wettelijke handelsrente?

De wettelijke handelsrente is de rente die van rechtswege loopt over het openstaande bedrag van een handelsfactuur, voor elke dag verzuim. Het percentage is de herfinancieringsrente van de Europese Centrale Bank plus 8 procentpunten en wordt op 1 januari en 1 juli opnieuw vastgesteld. Voor niet-handelstransacties, bijvoorbeeld met een consument, geldt de lagere gewone wettelijke rente (art. 6:119 BW). Een contractueel rentepercentage gaat voor, mits het niet onredelijk is.

Rekenvoorbeeld: een factuur van € 2 000 inclusief btw aan een zakelijke klant wordt 45 dagen te laat betaald, zonder contractuele rente. Rente = € 2 000 × 10,4 % × 45 ÷ 365, dus ongeveer € 25,64. Controleer vóór u een percentage in een brief zet welk tarief op de vervaldatum gold; bij een lange achterstand rekent u per halfjaar met het dan geldende percentage.

Welke incassokosten mag u in rekening brengen?

Buitengerechtelijke incassokosten zijn een vaste vergoeding voor de moeite om een vordering zonder rechter te innen. De hoogte staat in het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten, dat hoort bij de Wet Incassokosten (art. 6:96 BW). De staffel wordt berekend over de hoofdsom, zonder rente:

• 15 % over de eerste € 2 500 (minimaal € 40);
• 10 % over de volgende € 2 500;
• 5 % over de volgende € 5 000;
• 1 % over de volgende € 190 000 en 0,5 % daarboven, tot een maximum van € 6 775.

Voor een factuur van € 2 000 is dat € 300; voor € 4 000 is het € 375 + € 150 = € 525. Bij een zakelijke klant mag u deze kosten rekenen zodra het verzuim is ingetreden en u een aanmaning hebt gestuurd; afwijkende afspraken in uw algemene voorwaarden zijn toegestaan. Bij een consument is de staffel dwingend en is de 14-dagenbrief verplicht: een aanmaning die de kosten noemt en een termijn van 14 dagen na ontvangst geeft. Pas als die termijn ongebruikt verstrijkt, zijn de kosten verschuldigd. Bent u niet btw-plichtig, dan mag u de btw over de incassokosten erbij tellen.

Wat als de klant ook na de laatste aanmaning niet betaalt?

Vorderingen tot € 25 000 behandelt de kantonrechter; daar is geen advocaat verplicht en u kunt de dagvaarding zelf of via een deurwaarder laten uitbrengen. Boven dat bedrag is de civiele rechter bevoegd en is een advocaat verplicht. Uw dossier bestaat uit de overeenkomst of offerte, de factuur, de herinneringen, de ingebrekestelling met ontvangstbewijs en uw renteberekening. Wordt de vordering toegewezen, dan komen griffierecht en een deel van de proceskosten voor rekening van de klant.

Let op de verjaring: een vordering tot betaling van een factuur verjaart vijf jaar na de dag waarop zij opeisbaar werd (art. 3:307 BW). U stuit de verjaring met een schriftelijke aanmaning waarin u zich ondubbelzinnig uw recht op nakoming voorbehoudt (art. 3:317 BW); daarna begint een nieuwe termijn van vijf jaar. Een aangetekende laatste aanmaning doet dus dubbel dienst.

Model-aanmaning met rente en incassokosten.

Deze aanmaning schrijft u op briefpapier en verstuurt u per aangetekende brief, met een kopie per e-mail. Zij vermeldt de factuurgegevens, het bedrag, de rente, de aangekondigde incassokosten, een termijn van 14 dagen en wat er daarna gebeurt. Voor een consument is dit tegelijk de wettelijk verplichte 14-dagenbrief.

[Uw bedrijf]
[Adres]
[KVK-nummer]
[E-mail en telefoon]

[Naam klant]
[T.a.v. verantwoordelijke]
[Adres]

[Plaats], [datum]

Aangetekend

Betreft: aanmaning en ingebrekestelling, factuur [nummer]

Geachte heer/mevrouw [achternaam],

Ondanks onze herinneringen van [data] is factuur [nummer] van [factuurdatum], ten bedrage van € [bedrag] inclusief btw en vervallen op [vervaldatum], tot op heden onbetaald gebleven.

Hierbij stellen wij u in gebreke en sommeren wij u binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief het volgende te voldoen op [IBAN]:
– de hoofdsom van € [bedrag];
– de wettelijke handelsrente op grond van artikel 6:119a BW vanaf [dag na vervaldatum] tot de dag van volledige betaling, tot heden € [renteberekening].

Blijft volledige betaling binnen deze termijn uit, dan zijn wij genoodzaakt buitengerechtelijke incassokosten in rekening te brengen van € [bedrag volgens staffel, minimaal € 40] overeenkomstig het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten, en zullen wij de vordering zonder nadere aankondiging ter incasso uit handen geven of aan de kantonrechter voorleggen. Alle daaruit voortvloeiende kosten komen voor uw rekening.

Wij behouden ons uitdrukkelijk alle rechten voor.

Hoogachtend,

[Uw naam]
[Functie]
[Handtekening]

Openstaande facturen bijhouden tot aan de aanmaning met Dunlio.

Dunlio bundelt uw openstaande facturen, de verzonden herinneringsstappen en de geschiedenis van elk contact op één plek. De drie Nederlandse modellen zijn inbegrepen; de rente en incassokosten vult u voorlopig zelf in de tekst in. Bereikt een factuur de laatste aanmaning zonder reactie, dan heeft u het volledige, gedateerde dossier om de bovenstaande brief te schrijven. De voorbeeldmails voor elke stap vindt u in onze gidsen.