FACTUUR MAKEN

Factuur maken als zzp’er: factuureisen, KOR, btw verlegd en voorbeeld

Welke gegevens op uw factuur moeten, hoe u factureert onder de KOR of met verlegde btw, en een voorbeeldfactuur met 21 % btw om te kopiëren.

Door Dunlio10 min leestijdBijgewerkt op 16 oktober 2026

Een factuur maken als zzp’er is niet moeilijk, zolang alle factuureisen van de Belastingdienst erop staan: uw naam en adres en die van uw klant, uw btw-id en KVK-nummer, de factuurdatum, een uniek factuurnummer, wat u leverde en wanneer, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag. Gebruikt u de KOR of factureert u een bedrijf in een ander EU-land, dan verandert alleen de btw-regel. Onderaan staat een volledig factuurvoorbeeld om te kopiëren.

In het kort

Op elke factuur aan een bedrijf staan uw naam, adres, btw-id en KVK-nummer, de gegevens van uw klant, factuurdatum, factuurnummer, omschrijving, leverdatum, bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag.
Het factuurnummer is opeenvolgend en komt maar één keer voor. Meerdere reeksen mogen, bijvoorbeeld een nieuwe reeks per jaar zoals 2026-001.
U verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin u het werk leverde.
Onder de kleineondernemersregeling (KOR) rekent u geen btw, vermeldt u op de factuur dat u de KOR gebruikt en trekt u zelf geen btw af.
Voor een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land rekent u geen Nederlandse btw en vermeldt u ‘btw verlegd’ plus het btw-id van uzelf en van uw klant.
Facturen bewaart u 7 jaar. Een pdf-factuur mag aan bedrijven en consumenten; e-facturatie is alleen verplicht als u de overheid factureert (Stand: oktober 2026).

Wat moet er op een factuur staan?

Factureert u een bedrijf, een stichting of een vereniging, dan bent u verplicht een factuur te sturen en moeten daar vaste gegevens op staan. De Belastingdienst noemt ze de factuureisen; ze komen uit artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting. Ontbreekt er één, dan kan uw klant problemen krijgen met het aftrekken van de btw.

Uw volledige naam en die van uw klant. De juridische naam, of een handelsnaam die met uw adres bij de KVK is ingeschreven.
Uw volledige adres en dat van uw klant. Het adres waar de onderneming echt gevestigd is; alleen een postbus is niet genoeg.
Uw btw-identificatienummer (btw-id), het nummer dat met NL begint.
Uw KVK-nummer, als u bij de KVK staat ingeschreven.
De factuurdatum: de dag waarop u de factuur uitreikt.
Een factuurnummer dat opeenvolgend is en maar één keer voorkomt.
Wat u leverde en hoeveel: bij diensten de aard en de omvang, bijvoorbeeld 24 uur copywriting.
De datum of periode van levering, of de datum van een vooruitbetaling. Wettelijk alleen nodig als die afwijkt van de factuurdatum, maar vermeld hem gewoon altijd.
Het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, met de eenheidsprijs als die van toepassing is en een vooraf afgesproken korting.
Het btw-tarief (21 %, 9 % of 0 %) en het btw-bedrag.
Bij een uitzondering de juiste vermelding, zoals ‘btw verlegd’ of de vrijstelling die u toepast.

De factuureisen met een voorbeeld en de fout die het vaakst voorkomt
Gegeven	Voorbeeld	Veelgemaakte fout
Naam	Sanne de Vries Tekst	Een handelsnaam die niet bij de KVK staat ingeschreven
Adres	Voorbeeldstraat 12, 3512 AB Utrecht	Alleen een postbusnummer
Btw-id	NL000000000B01	Het omzetbelastingnummer gebruiken, dat alleen voor contact met de Belastingdienst is
KVK-nummer	12345678	Vergeten, terwijl u wel bent ingeschreven
Factuurdatum	2 november 2026	De datum van het werk invullen in plaats van de dag van verzending
Factuurnummer	2026-042	Een nummer twee keer gebruiken, bijvoorbeeld voor een aangepaste factuur
Omschrijving	Copywriting website, 24 uur	Alleen ‘werkzaamheden’, zonder omvang of periode
Leverdatum	Oktober 2026	Weglaten bij werk dat een hele maand liep
Bedrag excl. btw	€ 2.050,00	Alleen het totaal inclusief btw noemen
Btw-tarief en -bedrag	21 %, € 430,50	Een btw-bedrag zonder tarief, of een bedrag dat niet klopt met het tarief

Er is één vereenvoudiging: bij een factuurbedrag van maximaal € 100 inclusief btw mag u een vereenvoudigde factuur sturen met alleen de datum, uw naam en adres, wat u leverde en de btw. Dat mag niet bij diensten aan bedrijven in andere EU-landen waarbij de btw verlegd is. Aan particulieren hoeft u als zzp’er meestal geen factuur te sturen, al verwachten de meeste klanten er wel een.

Hoe nummert u facturen en wanneer moet de factuur de deur uit?

Elke factuur krijgt een opeenvolgend nummer dat maar één keer voorkomt. U mag met één of meer reeksen werken, bijvoorbeeld een nieuwe reeks per jaar. De factuur zelf verstuurt u uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin u leverde: werk uit oktober factureert u dus uiterlijk op 15 november.

Gangbare systemen zijn 2026-001, 2026-002 of een voorvoegsel zoals F-2026-014. Een aparte reeks per klant mag ook, zolang elk nummer uniek blijft.
Gebruik een nummer nooit twee keer, ook niet voor een gecorrigeerde factuur. Een correctie krijgt een eigen nummer.
Een fout herstelt u met een creditfactuur of een nieuw document dat specifiek naar de oorspronkelijke factuur verwijst en de wijziging noemt. Pas een verstuurde pdf niet stilletjes aan.
De termijn van de 15e geldt ook voor diensten aan bedrijven in andere EU-landen. Vraagt u een vooruitbetaling, dan stuurt u de factuur daarvoor al voordat het bedrag betaald moet worden.

Factuur zonder btw onder de KOR.

Met de kleineondernemersregeling (KOR) bent u vrijgesteld van btw als uw omzet niet meer is dan € 20.000 per kalenderjaar, in het jaar van aanmelding en het jaar daarvoor. U rekent dan geen btw, doet geen btw-aangifte en hoeft voor de btw zelfs geen facturen te sturen. Stuurt u er toch een, dan vermeldt u dat u de KOR gebruikt.

Op de factuur staat geen btw-tarief en geen btw-bedrag. Het bedrag dat u rekent, is het totaalbedrag.
Zet er een duidelijke regel op, bijvoorbeeld: “Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR).” De wet schrijft geen vaste tekst voor; het gaat erom dat de vrijstelling blijkt.
U trekt geen btw af over uw eigen kosten en investeringen, ook niet over btw die u in een ander EU-land betaalde.
Komt uw omzet in een kalenderjaar boven € 20.000, dan moet u zich meteen afmelden en rekent u vanaf dat moment weer btw.
Werkt u als KOR-deelnemer voor klanten in andere EU-landen, dan gelden aangepaste regels en moet u soms toch incidenteel btw-aangifte doen. De Belastingdienst heeft daarvoor een hulpmiddel.

Wie btw op een factuur zet terwijl hij de KOR gebruikt, is die btw verschuldigd. Een veelgemaakte fout is een oud factuursjabloon met een btw-regel van 21 % dat na de aanmelding bij de KOR gewoon in gebruik blijft.

Btw verlegd: factureren aan een bedrijf in een ander EU-land.

Levert u een dienst aan een bedrijf in een ander EU-land dat daar btw-aangifte doet, dan rekent u meestal geen Nederlandse btw. Uw klant berekent en betaalt de btw in eigen land. Op uw factuur staan dan ‘btw verlegd’, uw eigen btw-id en het btw-id van uw klant. Die vermelding mag ook in het Engels, Duits of Frans.

Vermelding btw verlegd voor een zakelijke klant in de EU

Btw verlegd / Reverse charge
Btw-id leverancier: [NL000000000B01]
Btw-id afnemer: [DE123456789]

Bedrag excl. btw: € [1.500,00]
Btw: verlegd
Totaal te betalen: € [1.500,00]

De regel ‘Btw verlegd’ en beide btw-id’s zijn verplicht. ‘Reverse charge’ is de Engelse vermelding voor een buitenlandse klant; u mag die naast of in plaats van de Nederlandse tekst gebruiken.

Controleer het btw-id van uw klant altijd in VIES, de controledienst van de Europese Commissie. Is de klant geen ondernemer, dan kunt u een naheffing en een boete krijgen.
Geef de omzet aan in uw btw-aangifte (rubriek 3b) en in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP).
Voor een paar diensten geldt een andere regel, zoals werk aan een gebouw in het buitenland of toegang tot een evenement. Twijfelt u, kijk dan op de site van de Belastingdienst.
Ook binnen Nederland wordt btw soms verlegd, vooral als u als onderaannemer in de bouw werkt. Dan staat er ‘btw verlegd’ en het btw-id van uw opdrachtgever op de factuur.

Factuur voorbeeld voor een zzp’er met 21 % btw.

Hieronder staat een volledige factuur van een zzp’er aan een Nederlands bedrijf, met twee regels tegen 21 % btw. Alle factuureisen staan erop, plus een betaaltermijn en een rekeningnummer: die zijn niet wettelijk verplicht, maar zonder die gegevens betaalt bijna geen klant op tijd.

Voorbeeldfactuur zzp’er aan een Nederlands bedrijf

FACTUUR

[Sanne de Vries Tekst]
[Voorbeeldstraat 12]
[3512 AB Utrecht]
[sanne@voorbeeld.nl]
KVK-nummer: [12345678]
Btw-id: [NL000000000B01]

Aan:
[Klant B.V.]
T.a.v. [crediteurenadministratie]
[Kantoorweg 5]
[3011 AA Rotterdam]

Factuurnummer: [2026-042]
Factuurdatum: [2 november 2026]
Leveringsperiode: [oktober 2026]
Uw referentie: [inkoopordernummer]

1. Copywriting website, 24 uur × € 75,00 = € 1.800,00
2. Eindredactie nieuwsbrief oktober, 1 × € 250,00 = € 250,00

Totaal excl. btw: € 2.050,00
Btw 21 % over € 2.050,00: € 430,50
Totaal te betalen: € 2.480,50

Betaaltermijn: 30 dagen. Graag uiterlijk [2 december 2026] overmaken op
IBAN [NL00 BANK 0000 0000 00] t.n.v. [S. de Vries],
onder vermelding van factuurnummer [2026-042].

Vervang alles tussen haakjes en reken de totalen na als u regels wijzigt. Onder de KOR haalt u de btw-regels weg en zet u de KOR-vermelding erop.

Betaaltermijn, bewaarplicht en e-facturatie.

Spreekt u niets af, dan moet een zakelijke klant binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur betalen. Betaalt hij te laat, dan is de wettelijke handelsrente automatisch verschuldigd. Uw facturen bewaart u 7 jaar. Een pdf-factuur blijft gewoon toegestaan; alleen voor de overheid is een e-factuur verplicht.

Betaaltermijn en te late betaling

Tussen bedrijven mag u een langere termijn afspreken tot 60 dagen, en langer alleen als dat niet kennelijk onbillijk is. Een groot bedrijf mag u als mkb-leverancier maximaal 30 dagen laten wachten. Na de vervaldatum loopt de wettelijke handelsrente vanzelf en mag u na een aanmaning incassokosten rekenen, minimaal € 40. Hoe u dat berekent, leest u in de gids over incassokosten en wettelijke handelsrente; voor de eerste stap is er een betalingsherinnering met voorbeeldmails.

Bewaarplicht van 7 jaar

Alle facturen die u verstuurt en ontvangt, bewaart u 7 jaar, in de vorm waarin u ze verstuurde of ontving: een digitale factuur bewaart u digitaal. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar, en ook voor leveringen onder de Unieregeling (eenloketsysteem) geldt 10 jaar.

E-facturatie

Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de software van uw klant automatisch kan verwerken; een pdf is dat niet. In Nederland is e-facturatie alleen verplicht als u aan de overheid factureert. Aan bedrijven en consumenten mag u een pdf-factuur sturen, als uw klant akkoord is met facturen per e-mail. Volgens de Europese ViDA-afspraken wordt e-facturatie vanaf 2030 verplicht voor grensoverschrijdende facturen aan bedrijven binnen de EU (Stand: oktober 2026).

Facturen maken en opvolgen met Dunlio.

Dunlio maakt pdf-facturen met factuurregels, meerdere btw-tarieven en de vermelding ‘btw verlegd’ voor zakelijke klanten in de EU of de KOR-vermelding als u die nodig hebt. U kiest een van vier ontwerpen met uw logo, factureert in acht talen en krijgt opeenvolgende factuurnummers met uw eigen voorvoegsel. Dunlio mailt de factuur met de pdf als bijlage en volgt onbetaalde facturen op met een betalingsherinnering, een aanmaning en een laatste aanmaning.

Tot 5 openstaande facturen is het gratis. Dunlio maakt nog geen e-facturen, doet geen boekhouding en int geen betalingen. De ontwerpen ziet u bij de gratis factuur template; meer over de app leest u op de startpagina van Dunlio.

Veelgestelde vragen.

Moet ik als zzp’er altijd een factuur sturen?

Aan bedrijven en aan rechtspersonen zoals stichtingen en verenigingen wel, ook voor een vooruitbetaling. Aan particulieren hoeft dat in de meeste gevallen niet, al is een factuur dan wel handig als bewijs. Gebruikt u de KOR, dan bent u voor de btw helemaal niet verplicht om te factureren. Doet u het toch, dan vermeldt u dat de vrijstelling van toepassing is.

Mag ik mijn factuur in het Engels opstellen?

Ja. De wet schrijft geen taal voor, maar de inspecteur kan een Nederlandse vertaling eisen als dat voor de controle nodig is. Alle factuureisen gelden onverminderd. U mag ook in een andere munteenheid factureren, zolang het btw-bedrag in euro’s op de factuur staat. Voor een klant in een ander EU-land mag ‘btw verlegd’ in het Engels, bijvoorbeeld ‘Reverse charge’.

Wat zet ik op een factuur als ik door de KOR geen btw reken?

U laat het btw-tarief en het btw-bedrag weg en vermeldt dat u de kleineondernemersregeling gebruikt, bijvoorbeeld met de zin ‘Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)’. Uw naam, adres, factuurnummer en een duidelijke omschrijving zet u er voor uw eigen administratie gewoon op. Uw klant kan over zo’n factuur geen btw aftrekken, omdat er geen btw op staat.

Hoe corrigeer ik een factuur met een fout?

Stuur een creditfactuur of een nieuw document dat specifiek en ondubbelzinnig naar de oorspronkelijke factuur verwijst en vermeldt wat er verandert. Zo’n document geldt zelf als factuur en krijgt een eigen, nieuw nummer. Vaak is de eenvoudigste weg: de oude factuur volledig crediteren en daarna een nieuwe, correcte factuur sturen. Pas een al verstuurde pdf niet ongemerkt aan.

Moet mijn KVK-nummer op de factuur?

Ja, als u bij de KVK bent ingeschreven, en dat is vrijwel elke zzp’er. De Belastingdienst noemt het KVK-nummer bij de factuureisen, naast uw btw-id. Gebruik op de factuur het btw-id dat met NL begint en niet uw omzetbelastingnummer: dat laatste is alleen bedoeld voor contact met de Belastingdienst en hoort niet op facturen of uw website.

Deze gids is algemene informatie en geen belastingadvies; vraag bij twijfel een boekhouder of de Belastingdienst.

Bronnen