Lembrete de pagamento: 3 modelos de e-mail para faturas em atraso (lembrete, aviso, interpelação)

Antes de enviar: confirmar a fatura e o pagamento.

Um lembrete só é útil se a fatura estiver realmente vencida e realmente por pagar. Antes de escrever, abra a fatura e o extrato bancário: um lembrete por uma fatura já liquidada custa mais confiança do que uma semana de paciência.

• Confirmar o número, a data de emissão e a data de vencimento da fatura.
• Verificar que não entrou nenhuma transferência nos últimos dias, incluindo um pagamento parcial.
• Escrever ao interlocutor certo: a contabilidade, e não o comercial que aprovou o orçamento.
• Responder primeiro a qualquer dúvida ou reserva que o cliente tenha colocado sobre o serviço.
• Confirmar que a fatura foi comunicada à AT e indica o IBAN e o prazo de pagamento.

Passo 1: o lembrete cordial.

O lembrete cordial é uma simples mensagem de serviço enviada poucos dias depois do vencimento. Parte do princípio de que a fatura foi esquecida ou extraviada, e não recusada. Recorda os factos, propõe uma data de pagamento e deixa espaço para uma resposta. O tom continua a ser o de uma relação comercial que pretende manter.

Exmo(a). Senhor(a) [nome],

Salvo erro da nossa parte, a fatura [número], de [data de emissão], no valor de [valor] com IVA incluído, venceu em [data de vencimento] e ainda não se encontra liquidada.

Trata-se provavelmente de um lapso. Agradecemos que proceda à transferência nos próximos dias para o IBAN indicado na fatura.

Se o pagamento já tiver sido efetuado, pedimos que ignore esta mensagem. Para qualquer questão sobre a fatura, basta responder a este e-mail.

Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[A sua empresa]

Passo 2: o aviso com juros de mora e indemnização de 40 €.

O aviso é a segunda mensagem, enviada cerca de uma semana depois de o lembrete ter ficado sem resposta. Fixa um prazo preciso e recorda as consequências legais do atraso: entre empresas, os juros de mora comerciais, atualmente 10,40 % ao ano, e a indemnização mínima de 40 € pelos custos de cobrança são devidos automaticamente a partir do dia seguinte ao vencimento, sem necessidade de interpelação (Decreto-Lei n.º 62/2013). Não ameaça, informa.

Exmo(a). Senhor(a) [nome],

Apesar do nosso lembrete de [data do lembrete], a fatura [número], no valor de [valor] com IVA incluído e vencida em [data de vencimento], continua por liquidar.

Agradecemos que proceda ao pagamento até [data-limite, por exemplo 8 dias após o envio] para o IBAN [IBAN], indicando o número da fatura.

Recordamos que, nos termos do Decreto-Lei n.º 62/2013, de 10 de maio, o atraso no pagamento confere-nos o direito a juros de mora comerciais à taxa de 10,40 % ao ano, contados desde o dia seguinte ao vencimento, e a uma indemnização mínima de 40 € pelos custos de cobrança, sem necessidade de qualquer interpelação.

Se entretanto tiver efetuado o pagamento ou se algum ponto da fatura suscitar dúvidas, agradecemos que nos informe com brevidade.

Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[A sua empresa]

Passo 3: a interpelação por carta registada, antes da injunção.

A interpelação é a última mensagem amigável e, ao mesmo tempo, a prova escrita de que o devedor foi formalmente instado a pagar. Fixa um último prazo de 8 dias e anuncia concretamente o que se segue: o requerimento de injunção no Balcão Nacional de Injunções, com as custas a cargo do devedor. Envie-a por carta registada com aviso de receção e, em paralelo, por e-mail; só o registo prova a receção. Mantenha-se factual e anuncie apenas o que está disposto a fazer.

Exmo(a). Senhor(a) [nome],

As nossas mensagens de [data do lembrete] e de [data do aviso] relativas à fatura [número], no valor de [valor] com IVA incluído e vencida em [data de vencimento], ficaram sem resposta e sem pagamento.

Pela presente, interpelamos V. Ex.ª para, no prazo de 8 dias a contar da receção desta carta, proceder ao pagamento do valor em dívida, acrescido dos juros de mora comerciais contados desde [dia seguinte ao vencimento] e da indemnização de 40 € pelos custos de cobrança, para o IBAN [IBAN].

Decorrido esse prazo sem pagamento integral, apresentaremos, sem novo aviso, requerimento de injunção no Balcão Nacional de Injunções, ficando as custas do procedimento e os encargos de cobrança a cargo de V. Ex.ª.

Caso conteste a fatura, solicitamos que nos comunique de imediato os fundamentos por resposta a este e-mail.

Com os melhores cumprimentos,
[O seu nome]
[A sua empresa]

Que ritmo de lembretes adotar?

Um ritmo realista para um trabalhador independente ou uma pequena empresa: lembrete cordial entre o 3.º e o 7.º dia após o vencimento, aviso por volta do 15.º dia com um prazo de 8 dias, interpelação por volta do 30.º dia com um último prazo de 8 dias antes da injunção. Entre dois passos, um telefonema resolve muitas vezes a situação: uma nota de encomenda em falta ou um NIF errado explicam mais atrasos do que a má vontade. Este calendário é uma referência de gestão, não uma obrigação legal.

Que erros atrasam o pagamento?

• Enviar o lembrete sem anexar a fatura nem indicar o número, obrigando o cliente a procurá-la.
• Escrever «logo que possível» em vez de uma data precisa.
• Passar de imediato ao tom ameaçador e depois nada fazer quando o prazo termina.
• Omitir os juros e a indemnização de 40 € nas condições de venda e na fatura, o que enfraquece os avisos.
• Escrever à pessoa errada ou a um endereço genérico sem acompanhamento.
• Esperar dois meses pelo primeiro lembrete: quanto mais antiga a fatura, mais difícil é cobrá-la.
• Manter os lembretes automáticos depois de um pagamento parcial ou de uma contestação sem ajustar a mensagem.

Enviar estes três passos automaticamente com o Dunlio.

O Dunlio inclui já estes três modelos em português: lembrete cordial, aviso e interpelação. Introduza as suas faturas ou importe um ficheiro CSV, adapte os textos ao seu tom e deixe a ferramenta enviar cada passo na data certa após o vencimento, em dias úteis e em horário de expediente no seu fuso horário.

Cada mensagem pode ser pré-visualizada antes do envio. Assim que marcar uma fatura como paga, em pausa ou contestada, nenhum lembrete adicional é enviado. Para o que se segue, o cálculo dos juros, a indemnização de 40 € e a injunção, consulte os nossos outros guias.