Mise en demeure pour facture impayée : modèle, pénalités de retard et indemnité de 40 €

À partir de quand une facture est-elle en retard ?

Entre professionnels, une facture est en retard dès le lendemain de la date d’échéance qu’elle indique. En l’absence de clause, le délai de paiement est de 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation (art. L441-10 du Code de commerce). Les parties peuvent convenir d’un délai plus long, dans la limite de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou de 45 jours fin de mois à condition que ce délai soit expressément stipulé au contrat. Au-delà, la clause est irrégulière et le délai légal s’applique.

Le retard produit ses effets sans mise en demeure préalable : les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € sont exigibles de plein droit. La mise en demeure reste cependant l’étape qui transforme un retard toléré en impayé formellement contesté, et le juge la demande en pratique avant toute procédure.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Les pénalités de retard sont des intérêts dus sur le montant TTC de la facture pour chaque jour de retard. Leur taux est celui indiqué dans vos conditions générales et sur la facture ; il ne peut pas être inférieur à trois fois le taux de l’intérêt légal. À défaut de clause, le taux applicable est le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points (art. L441-10 du Code de commerce). Le taux de l’intérêt légal, lui, sert aux intérêts moratoires de droit commun, par exemple lorsque le créancier est un particulier.

Exemple de calcul : une facture de 2 000 € TTC adressée à un client professionnel est payée avec 45 jours de retard, sans taux contractuel. Pénalités = 2 000 € × 12,40 % × 45 ÷ 365, soit environ 30,58 €. Le taux BCE est révisé au 1er janvier et au 1er juillet, et le taux de l’intérêt légal est fixé chaque semestre par arrêté ; vérifiez les valeurs en vigueur avant de les écrire dans une lettre.

L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.

L’indemnité forfaitaire de 40 € est une somme fixe due par tout client professionnel en retard de paiement, pour chaque facture impayée, en plus des pénalités de retard. Son montant est fixé par l’article D441-5 du Code de commerce. Elle est due de plein droit, sans justificatif et sans mise en demeure, et doit figurer sur vos conditions générales de vente et sur chaque facture.

Si vos frais de recouvrement réels dépassent 40 € (honoraires d’un cabinet de recouvrement, frais d’huissier), vous pouvez demander une indemnisation complémentaire sur justificatifs. L’indemnité ne s’applique pas aux clients particuliers : avec un consommateur, seuls les intérêts au taux légal après mise en demeure peuvent être réclamés, sauf clause pénale valable.

Modèle de mise en demeure pour facture impayée.

La mise en demeure se rédige sur papier à en-tête et s’envoie par lettre recommandée avec accusé de réception, afin de dater sa réception. Elle doit comporter la mention « mise en demeure », les références de la facture, le montant réclamé, un délai de paiement et l’annonce de la suite. Un envoi par e-mail en parallèle accélère la réaction, mais seul le recommandé fait preuve.

[Votre entreprise]
[Adresse]
[SIREN]
[E-mail et téléphone]

[Raison sociale du client]
[Nom du responsable]
[Adresse]

[Lieu], le [date]

Lettre recommandée avec accusé de réception n° [numéro]

Objet : Mise en demeure de payer la facture [numéro]

Madame, Monsieur,

Malgré nos relances des [dates], la facture [numéro] du [date d’émission], d’un montant de [montant] € TTC, échue le [date d’échéance], demeure impayée à ce jour.

Par la présente, nous vous mettons en demeure de nous régler, sous 8 jours à compter de la réception de ce courrier, la somme de [montant] € TTC, majorée :
– des pénalités de retard au taux de [taux] à compter du [lendemain de l’échéance], conformément à l’article L441-10 du Code de commerce et à nos conditions générales de vente ;
– de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement prévue à l’article D441-5 du Code de commerce.

Le règlement peut être effectué par virement sur le compte suivant : [IBAN].

À défaut de paiement intégral dans ce délai, nous saisirons sans autre avis le tribunal compétent d’une requête en injonction de payer, les frais de procédure et de recouvrement étant à votre charge.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, nos salutations distinguées.

[Votre nom]
[Qualité]
[Signature]

Et après la mise en demeure ? L’injonction de payer.

L’injonction de payer est une procédure judiciaire simplifiée et non contradictoire : vous déposez une requête accompagnée de la facture, du contrat ou devis, des relances et de la mise en demeure, et le juge rend une ordonnance sans audience si la créance lui paraît fondée. Le tribunal compétent est le tribunal de commerce lorsque le débiteur est un commerçant ou une société commerciale, et le tribunal judiciaire dans les autres cas. Devant le tribunal de commerce, la requête peut être déposée en ligne.

L’ordonnance est ensuite signifiée au débiteur par un commissaire de justice. Si le débiteur ne forme pas opposition dans le délai d’un mois, l’ordonnance devient exécutoire et permet la saisie. Pensez à la prescription : les créances entre commerçants, ou entre commerçants et non-commerçants, se prescrivent par 5 ans (art. L110-4 du Code de commerce) ; le délai est plus court à l’égard d’un consommateur. Une mise en demeure n’interrompt pas ce délai, seule une action en justice le fait.

Suivre vos impayés jusqu’à la mise en demeure avec Dunlio.

Dunlio regroupe vos factures en attente, les étapes de relance envoyées et l’historique de chaque échange au même endroit. Les trois modèles de relance en français sont inclus ; les pénalités de retard sont pour l’instant à renseigner vous-même dans le texte. Quand une facture atteint la dernière relance sans réponse, vous disposez de tout le dossier daté pour rédiger la mise en demeure ci-dessus. Les modèles d’e-mail de relance sont dans nos guides.