Relance de facture impayée : 3 modèles d’e-mail (rappel, relance, dernière relance)

Avant d’envoyer : vérifier la facture et le paiement.

Une relance n’est utile que si la facture est réellement due et réellement impayée. Avant d’écrire, ouvrez la facture et votre relevé bancaire : une relance pour une facture déjà réglée coûte plus de confiance qu’une semaine de patience.

• Contrôler le numéro, la date d’émission et la date d’échéance de la facture.
• Vérifier qu’aucun virement n’est arrivé ces derniers jours, y compris un paiement partiel.
• Relancer le bon interlocuteur : la comptabilité plutôt que le commercial qui a signé le devis.
• Répondre d’abord aux questions ou réserves que le client a pu formuler sur la prestation.
• S’assurer que la facture comporte les mentions obligatoires, notamment le taux des pénalités de retard et l’indemnité de 40 €.

Étape 1 : le rappel courtois.

Le rappel courtois est un simple message de service envoyé quelques jours après l’échéance. Il part du principe que la facture a été oubliée ou perdue, et non refusée. Il rappelle les faits, propose une date de règlement et laisse la porte ouverte à une réponse. Le ton reste celui d’une relation commerciale que vous souhaitez conserver.

Bonjour [Prénom Nom],

Sauf erreur de notre part, la facture [numéro] du [date d’émission], d’un montant de [montant] TTC, est arrivée à échéance le [date d’échéance] et n’a pas encore été réglée.

Il s’agit probablement d’un oubli. Pourriez-vous procéder au virement dans les prochains jours sur le compte indiqué sur la facture ?

Si le règlement a déjà été effectué, merci de ne pas tenir compte de ce message. Pour toute question sur la facture, répondez simplement à cet e-mail.

Bien cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Étape 2 : la relance ferme avec pénalités de retard.

La relance ferme est le deuxième message, envoyé environ une semaine après le rappel resté sans réponse. Elle fixe un délai précis et rappelle les conséquences légales du retard : entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sont dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance, sans qu’un rappel soit nécessaire (art. L441-10 du Code de commerce). Vous ne menacez pas, vous informez.

Bonjour [Prénom Nom],

Malgré notre rappel du [date du rappel], la facture [numéro] d’un montant de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], reste impayée à ce jour.

Nous vous remercions de procéder au règlement au plus tard le [date limite, par exemple 7 jours après l’envoi].

Nous vous rappelons que, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce et aux conditions figurant sur la facture, tout retard de paiement entraîne l’application de pénalités de retard au taux de [taux indiqué sur la facture] ainsi que d’une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, sans qu’un rappel soit nécessaire.

Si un paiement a été effectué entre-temps ou si un point de la facture pose question, merci de nous le signaler rapidement.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Étape 3 : la dernière relance avant mise en demeure.

La dernière relance est l’ultime message amiable. Elle fixe une dernière date et annonce concrètement ce qui suivra : une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, puis, le cas échéant, une procédure d’injonction de payer. Restez factuel et n’annoncez que ce que vous êtes prêt à faire.

Bonjour [Prénom Nom],

Nos messages du [date du rappel] et du [date de la relance] concernant la facture [numéro] d’un montant de [montant] TTC, échue le [date d’échéance], sont restés sans réponse ni règlement.

Nous vous demandons une dernière fois de régler cette somme, majorée des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de 40 €, au plus tard le [date limite].

Passé ce délai, nous vous adresserons une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception et engagerons, sans nouvel avertissement, une procédure d’injonction de payer devant le tribunal compétent. Les frais de cette procédure seront demandés à votre charge.

Si vous contestez la facture, nous vous invitons à nous en faire part immédiatement par retour d’e-mail.

Cordialement,
[Votre nom]
[Votre entreprise]

Quel rythme de relance adopter ?

Un rythme réaliste pour une TPE ou un freelance : rappel courtois entre J+3 et J+7 après l’échéance, relance ferme vers J+15 avec un délai de 7 jours, dernière relance vers J+30 avec un dernier délai de 8 jours avant la mise en demeure. Entre deux étapes, un appel téléphonique débloque souvent la situation : un bon de commande manquant ou une adresse de facturation erronée expliquent plus de retards que la mauvaise volonté. Ce calendrier est un repère de gestion, pas une obligation légale.

Les erreurs qui retardent le paiement.

• Relancer sans joindre la facture ni rappeler son numéro, ce qui oblige le client à la chercher.
• Écrire « dès que possible » au lieu d’une date précise.
• Passer directement au ton menaçant, puis ne rien faire une fois le délai dépassé.
• Oublier de mentionner les pénalités et l’indemnité de 40 € sur la facture elle-même, ce qui affaiblit vos relances.
• Relancer la mauvaise personne ou une adresse générique sans suivi.
• Attendre deux mois avant le premier rappel : plus la facture vieillit, plus elle est difficile à encaisser.
• Continuer les relances automatiques après un paiement partiel ou une contestation sans ajuster le message.

Envoyer ces trois étapes automatiquement avec Dunlio.

Dunlio contient déjà ces trois modèles en français : rappel courtois, relance ferme et dernière relance. Saisissez vos factures ou importez un fichier CSV, adaptez les textes à votre ton, puis laissez l’outil envoyer chaque étape à la bonne date après l’échéance, les jours ouvrés et aux heures de bureau dans votre fuseau horaire.

Chaque message est visible en aperçu avant l’envoi. Dès que vous marquez une facture comme payée, en pause ou contestée, aucune relance supplémentaire ne part. Pour la suite, la mise en demeure, le calcul des pénalités et l’injonction de payer, consultez nos autres guides.