E-Rechnung für Kleinunternehmer: Pflicht, Empfang und Fristen bis 2028

E-Rechnung für Kleinunternehmer: Was gilt ab wann?

Für Kleinunternehmer ist der Zeitplan kurz: Seit 2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können, ausstellen müssen Sie sie nie. Für andere Unternehmen wird das Ausstellen bei Rechnungen an inländische Geschäftskunden schrittweise Pflicht: 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle (Stand: Oktober 2026).

Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Leistung: Die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG gelten für Umsätze, die im jeweiligen Jahr ausgeführt werden. Daneben dürfen Unternehmen bereits vereinbarte EDI-Verfahren noch bis Ende 2027 nutzen. Nicht betroffen von der Pflicht sind unabhängig vom Jahr:

• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV),
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) und Fahrausweise,
• Rechnungen an Privatkunden,
• Rechnungen an Kunden im Ausland; die Pflicht gilt nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind.

Was ist eine E-Rechnung, und warum ist ein PDF keine?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine Software ohne Abtippen auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßstab ist die europäische Norm EN 16931, die eine XML-Datei vorsieht. Ein PDF, ein Scan oder ein Foto sind „sonstige Rechnungen“, auch wenn sie per E-Mail kommen.

• XRechnung: reine XML-Datei ohne Bildteil. Zum Lesen brauchen Sie einen Viewer.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein PDF mit eingebetteter XML-Datei (hybrides Format). Als E-Rechnung zählen alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL. Bei Abweichungen gilt der XML-Teil, nicht das sichtbare PDF.
• Andere Formate, etwa EDI-Verfahren, sind möglich, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Pflichtangaben vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.

Erhalten Sie eine Datei mit der Endung .pdf, ist das deshalb nicht automatisch eine E-Rechnung. Erst die eingebettete XML-Datei macht eine ZUGFeRD-Rechnung dazu.

E-Rechnungen empfangen: Ein E-Mail-Postfach genügt.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus, ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig. Sie müssen die XML-Datei aber öffnen, prüfen und aufbewahren können. Eine Papierrechnung als Ersatz können Sie nicht verlangen.

• Nennen Sie Lieferanten eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen und prüfen Sie diese regelmäßig.
• Legen Sie sich einen Viewer zu: Die Steuerverwaltung bietet im ELSTER-Portal einen E-Rechnungsviewer an, private Anbieter haben ebenfalls kostenlose Programme.
• Öffnen Sie bei ZUGFeRD-Rechnungen auch den XML-Teil, denn er ist maßgeblich, wenn er vom PDF abweicht.
• Prüfen Sie Inhalt und Betrag wie bei jeder Rechnung. Eine technische Validierung ersetzt diese Prüfung nicht.

Verweigert ein Unternehmen die Annahme einer E-Rechnung oder kann es sie technisch nicht empfangen, hat es nach Auffassung der Finanzverwaltung keinen Anspruch auf eine andere Rechnungsform. Der Lieferant hat seine Pflicht erfüllt, wenn er die E-Rechnung nachweislich verschickt hat. Eine elektronische Weiterverarbeitung, etwa in einer Buchhaltungssoftware, ist dagegen nicht vorgeschrieben.

E-Rechnungen aufbewahren: acht Jahre, im Originalformat.

Rechnungen sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF genügt nicht. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

• Speichern Sie die Originaldatei, bei ZUGFeRD das vollständige PDF mit eingebetteter XML-Datei.
• Benennen Sie Dateien einheitlich, zum Beispiel nach Datum, Lieferant und Rechnungsnummer.
• Ändern Sie die Originaldatei nicht; Notizen gehören in eine separate Datei oder Ihre Buchhaltung.
• Sichern Sie den Ordner regelmäßig auf einem zweiten Speicherort.
• Die Dateien müssen für das Finanzamt maschinell auswertbar bleiben; die XML-Datei erfüllt das.

Ein spezielles Archivsystem ist umsatzsteuerlich nicht zwingend: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 liegt allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Systems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b UStG vor. Für Ihre übrige Buchführung gelten die GoBD trotzdem.

Selbst E-Rechnungen ausstellen: wann Sie müssen und wann Sie dürfen.

Sie müssen E-Rechnungen ausstellen, sobald Sie kein Kleinunternehmer mehr sind und an Unternehmen im Inland abrechnen, soweit keine Übergangsregel greift. Freiwillig dürfen Sie es jederzeit: An inländische Geschäftskunden auch ohne deren Zustimmung, an Privatkunden nur mit Zustimmung. Ein PDF bleibt für Kleinunternehmer mit formloser Zustimmung des Kunden zulässig.

Wenn die Kleinunternehmerregelung endet: Lag der Umsatz im Vorjahr über 25.000 €, gelten ab dem 1. Januar die normalen Regeln. Überschreiten Sie im laufenden Jahr 100.000 €, endet die Regelung sofort, schon mit dem Umsatz, der die Grenze überschreitet. Ab dann schreiben Sie Rechnungen mit Umsatzsteuer und, an inländische Geschäftskunden, als E-Rechnung. In den Jahren 2026 und 2027 dürfen Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz noch Papier oder PDF verwenden; ab 2028 nicht mehr. Ihr Rechnungsprogramm sollte deshalb rechtzeitig E-Rechnungen können.

Freiwillig ausstellen: Das kann sinnvoll sein, wenn große Kunden ausdrücklich danach fragen. Die E-Rechnung muss alle Angaben nach § 34a UStDV im strukturierten Teil enthalten, auch den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Das Format verlangt technisch einige Felder, die § 34a UStDV nicht vorschreibt, etwa eine Rechnungsnummer.

Öffentliche Auftraggeber: Wer an Bundesbehörden abrechnet, muss nach der E-Rechnungsverordnung des Bundes in der Regel schon seit 2020 E-Rechnungen schicken, unabhängig vom Umsatzsteuerrecht und damit auch als Kleinunternehmer. Viele Länder haben eigene Regeln. Fragen Sie bei solchen Aufträgen vorab, welches Format und welcher Übermittlungsweg verlangt werden.

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Was Freiberufler jetzt tun sollten: eine kurze Checkliste.

Als Kleinunternehmer brauchen Sie keine neue Rechnungssoftware, sondern eine geordnete Ablage für eingehende E-Rechnungen und einen Blick auf Ihren Umsatz. Diese fünf Schritte genügen für die meisten Freiberufler und lassen sich an einem Nachmittag erledigen. Wer absehbar über die Grenzen kommt, plant zusätzlich das Ausstellen von E-Rechnungen ein.

• Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Lieferanten mitteilen.
• Einen Viewer für XRechnung und ZUGFeRD einrichten und mit einer echten Rechnung testen.
• Einen Ablageordner für Originaldateien anlegen, mit Datensicherung und acht Jahren Aufbewahrung.
• Den Umsatz laufend verfolgen: 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr, gezählt nach Zahlungseingang.
• Vor dem Überschreiten der Grenze ein Programm wählen, das E-Rechnungen nach EN 16931 erstellt.

Wie eine Kleinunternehmer-Rechnung mit allen Pflichtangaben aussieht, zeigt der Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer; Belege bis 250 € erklärt der Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung.

PDF-Rechnungen mit Dunlio: was das Tool kann und was nicht.

Dunlio erstellt PDF-Rechnungen, keine E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD sind noch nicht möglich. Für Kleinunternehmer ist das kein Hindernis, denn sie dürfen dauerhaft PDF-Rechnungen schreiben. Dasselbe gilt für Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland. Für E-Rechnungen an inländische Geschäftskunden nach dem Ende der Kleinunternehmerzeit brauchen Sie ein anderes Programm.

Dunlio-Rechnungen enthalten Positionen, mehrere Steuersätze, den Reverse-Charge-Hinweis und Ihren Hinweis nach § 19 UStG, in vier Designs mit Ihrem Logo, in acht Sprachen und mit fortlaufenden Rechnungsnummern mit eigenem Präfix. Dunlio versendet die Rechnung per E-Mail mit PDF-Anhang und erinnert mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzter Mahnung. Bis zu 5 offene Rechnungen sind kostenlos; Buchhaltung und Zahlungsabwicklung übernimmt Dunlio nicht. Beispiele zeigt die Seite kostenlose Rechnungsvorlage, mehr steht auf der Dunlio-Startseite.

Häufige Fragen.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.