Rechnung als Kleinunternehmer: Pflichtangaben, Hinweis und Muster

Wer ist Kleinunternehmer? Die Umsatzgrenzen seit 2025.

Kleinunternehmer ist seit dem 1. Januar 2025, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Gesamtumsatz hat (Stand: Oktober 2026). Die Umsätze sind seitdem steuerfrei, nicht mehr nur „nicht erhoben“ wie bis 2024. Auf der Rechnung steht deshalb keine Umsatzsteuer, sondern ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

• Vorjahr über 25.000 €: Im laufenden Jahr gilt die Regelung nicht, auch wenn der Umsatz dieses Jahr niedriger bleibt.
• Laufendes Jahr über 100.000 €: Die Regelung endet sofort. Schon der Umsatz, mit dem Sie die Grenze überschreiten, ist steuerpflichtig. Diese Rechnung braucht Umsatzsteuer und alle Pflichtangaben nach § 14 UStG.
• Gründungsjahr: Hier gilt nach Auffassung der Finanzverwaltung die Grenze von 25.000 € für das laufende Jahr (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Eine Hochrechnung gibt es nicht; es zählt der tatsächliche Umsatz.
• Gezählt wird nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang. Leistungen, die in Deutschland nicht steuerbar sind, etwa Dienstleistungen an Unternehmen im Ausland, zählen nicht mit.

Zeichnet sich ab, dass ein großer Auftrag Sie über 100.000 € bringt, klären Sie vor der Rechnung mit dem Kunden, ob der vereinbarte Preis zuzüglich Umsatzsteuer gilt. Wie eine Rechnung mit Umsatzsteuer aussieht, zeigt der Ratgeber zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Was muss auf eine Kleinunternehmer-Rechnung? Die Pflichtangaben.

Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer die vereinfachten Regeln des § 34a UStDV. Pflicht sind Namen und Anschriften, Ihre Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Betrag in einer Summe mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung und, nur wenn Ihr Kunde die Abrechnung erstellt, das Wort „Gutschrift“.

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
• Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr.; wer am EU-Kleinunternehmerverfahren teilnimmt, kann stattdessen die Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben.
• Das Ausstellungsdatum.
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung, zum Beispiel „Webdesign Startseite, 12 Stunden“.
• Der Betrag in einer Summe, verbunden mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG).
• Das Wort „Gutschrift“, wenn Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG).

Für Rechnungen bis 250 € brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV, auch für Kleinunternehmer: ohne Namen des Kunden und ohne Steuernummer, aber mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung bis 250 €.

Rechnung ohne Umsatzsteuer: der Hinweis auf § 19 UStG und die § 14c-Falle.

Statt Umsatzsteuer gehört auf jede Kleinunternehmer-Rechnung ein Hinweis, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt. Einen vorgeschriebenen Wortlaut gibt es nicht. Nach Abschnitt 14.7a UStAE genügt sogar eine umgangssprachliche Angabe wie „steuerfreier Kleinunternehmer“, solange sie die Befreiung eindeutig bezeichnet. Diese Formulierungen haben sich bewährt:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Steuerfreie Kleinunternehmerleistung gemäß § 19 UStG.

VAT exempt under section 19 of the German VAT Act (UStG), small business exemption.

Schreiben Sie weder einen Steuerbetrag noch Zusätze wie „zzgl. 19 % USt.“ oder „inkl. USt.“ auf die Rechnung. Auch „0 % USt.“ ersetzt den Hinweis nicht. Prüfen Sie Vorlagen und Rechnungsprogramme: Viele rechnen standardmäßig 19 % auf.

Die § 14c-Falle: Steht trotzdem Umsatzsteuer auf der Rechnung, schuldet ein Kleinunternehmer den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt (§ 14c Abs. 1 UStG), obwohl die Leistung steuerfrei ist. Ihr Kunde darf den Betrag nicht als Vorsteuer abziehen. Ausnahme nach dem BMF-Schreiben vom 18. März 2025: Ging die Rechnung an einen Privatkunden (Endverbraucher), entsteht diese Steuer nicht. So korrigieren Sie den Fehler:

1. Stellen Sie eine berichtigte Rechnung ohne Umsatzsteuer und mit dem Hinweis nach § 19 UStG aus, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist (Nummer oder Datum). Alternativ stornieren Sie die Rechnung und stellen sie neu aus.
2. Hat der Kunde den ausgewiesenen Steuerbetrag schon bezahlt, erstatten Sie ihm diesen Betrag. Erst dann erkennt die Finanzverwaltung die Berichtigung an (Abschnitt 14c.1 Abs. 5 UStAE).
3. Bis zur Berichtigung schulden Sie den Betrag. Die Korrektur wirkt für den Zeitraum, in dem Sie berichtigen, nicht rückwirkend (§ 14c Abs. 1 Satz 2 in Verbindung mit § 17 Abs. 1 UStG).

Musterrechnung für Kleinunternehmer zum Kopieren.

Die folgende Musterrechnung enthält alle Pflichtangaben nach § 34a UStDV und die empfehlenswerten Zusatzangaben. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern und passen Sie Positionen und Beträge an Ihren Auftrag an. Rechnungsnummer und Leistungszeitraum sind freiwillig, aber sinnvoll; Steuernummer und Hinweis auf § 19 UStG sind Pflicht.

[Ihr Name oder Firmenname]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[E-Mail] · [Telefon]
Steuernummer: [Steuernummer]

[Name oder Firma des Kunden]
[Ansprechpartner]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]

Rechnung

Rechnungsnummer: [2026-014]
Rechnungsdatum: [16.10.2026]
Leistungszeitraum: [September 2026]

1. [Konzeption Website]: [8] Std. × [60,00 €] = [480,00 €]
2. [Umsetzung Startseite], pauschal = [350,00 €]

Rechnungsbetrag: [830,00 €]

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [30.10.2026] auf folgendes Konto:
Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [2026-014]

Vielen Dank für Ihren Auftrag.
[Ihr Name]

Rechnung als Kleinunternehmer ohne Steuernummer: Geht das?

In der Regel nicht. § 34a UStDV verlangt auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung die Steuernummer oder die USt-IdNr.; eine von beiden genügt. Dass Kleinunternehmer seit 2025 keine Steuernummer mehr bräuchten, ist ein verbreitetes Missverständnis: Weggefallen sind nur Rechnungsnummer und Leistungsdatum. Ohne Nummer geht es nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto.

• Privatsphäre: Wer seine Steuernummer nicht auf Rechnungen zeigen möchte, gibt die USt-IdNr. an. Kleinunternehmer können sie beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
• Gründung: Geben Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung früh über ELSTER ab. Schreiben Sie die Rechnung möglichst erst, wenn die Nummer vorliegt, oder reichen Sie sie später mit einem Dokument nach, das eindeutig auf die Rechnung verweist (§ 31 Abs. 5 UStDV, der nach § 34a UStDV entsprechend gilt).
• Ein Vermerk wie „Steuernummer beantragt“ ersetzt die Nummer nicht, und die elfstellige persönliche Steuer-Identifikationsnummer ist etwas anderes als die Steuernummer.
• Praxis: Geschäftskunden prüfen eingehende Rechnungen meist auf diese Angabe und fragen nach, wenn sie fehlt. Das verzögert oft die Zahlung.

Kunden im EU-Ausland: Reverse Charge statt Kleinunternehmer-Hinweis.

Erbringen Sie als Kleinunternehmer eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, liegt der Leistungsort in der Regel beim Kunden (§ 3a Abs. 2 UStG). Deutsche Umsatzsteuer fällt nicht an, und § 19 UStG spielt für diesen Umsatz keine Rolle: Der Kunde schuldet die Steuer in seinem Land (Reverse Charge). Auf die Rechnung gehört ein anderer Hinweis.

• Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ (§ 14a Abs. 1 Satz 1 UStG); er darf auch in einer anderen EU-Amtssprache stehen, etwa „Reverse Charge“.
• Ausstellung bis zum 15. Tag des Monats, der auf die Leistung folgt.
• USt-IdNr. des Kunden: Lassen Sie sie sich geben und prüfen Sie sie beim Bundeszentralamt für Steuern. Sie belegt, dass Ihr Kunde Unternehmer ist.
• Eigene USt-IdNr.: Für Kleinunternehmer schreibt das Gesetz die Angabe der USt-IdNrn. auf dieser Rechnung nicht vor (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). In der Praxis brauchen Sie aber oft eine, damit Kunden und Lieferanten im Ausland Sie als Unternehmer behandeln; haben Sie eine, geben Sie beide Nummern an.
• Zusammenfassende Meldung: Kleinunternehmer müssen keine abgeben (§ 18a Abs. 4 UStG). Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt das, auch wenn eine USt-IdNr. vorhanden ist.
• Weil die Vereinfachung des § 34a UStDV nur für steuerfreie Kleinunternehmerumsätze gilt, nehmen Sie hier am besten die vollständigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf, also auch Rechnungsnummer und Leistungsdatum.

Privatkunden im EU-Ausland erhalten bei den meisten Dienstleistungen eine normale Kleinunternehmer-Rechnung, weil der Leistungsort in Deutschland bleibt; Ausnahmen gibt es etwa bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück und bei elektronisch erbrachten Dienstleistungen. Bei Geschäftskunden außerhalb der EU ist die Dienstleistung in Deutschland nicht steuerbar; üblich ist der Hinweis „Nicht im Inland steuerbare Leistung“. Für Warenlieferungen gelten eigene Regeln. Muster und Formulierungen finden Sie im Ratgeber zur Reverse-Charge-Rechnung.

Kleinunternehmer-Rechnungen mit Dunlio schreiben.

Dunlio erstellt PDF-Rechnungen, auch für Kleinunternehmer. Sie hinterlegen einmal Ihren Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung; für Deutschland schlägt Dunlio „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ vor. Jede Rechnung, die Sie als umsatzsteuerbefreit markieren, trägt diesen Hinweis automatisch, ohne Steuerbetrag.

Dazu kommen Positionen, mehrere Steuersätze für die Zeit nach der Kleinunternehmerregelung, der Reverse-Charge-Hinweis, vier Designs mit Ihrem Logo, Rechnungen in acht Sprachen und fortlaufende Rechnungsnummern mit eigenem Präfix. Dunlio versendet die Rechnung per E-Mail mit PDF-Anhang und erinnert bei Bedarf mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzter Mahnung. Bis zu 5 offene Rechnungen sind kostenlos. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) erstellt Dunlio noch nicht; Buchhaltung und Zahlungsabwicklung übernimmt es nicht. Beispiele sehen Sie auf der Seite kostenlose Rechnungsvorlage, alles Weitere auf der Dunlio-Startseite.

Häufige Fragen.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.