RECHNUNG AUF ENGLISCH
Rechnung auf Englisch: Begriffe, Pflichtangaben und Musterrechnung
Was das Finanzamt bei englischen Rechnungen verlangt, die wichtigsten Begriffe von Rechnungsnummer bis Reverse Charge und eine Musterrechnung zum Kopieren.
Ja, Sie dürfen eine Rechnung auf Englisch schreiben: Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Sprache vor. Es gelten dieselben Pflichtangaben wie auf einer deutschen Rechnung, und das Finanzamt kann eine Übersetzung verlangen. Hier finden Sie die wichtigsten Begriffe von „invoice number“ bis „reverse charge“, die Pflichthinweise auf Englisch und eine Musterrechnung zum Kopieren.
Rechnung auf Englisch: erlaubt, auch für das Finanzamt.
Ja. Das Umsatzsteuergesetz schreibt keine Rechnungssprache vor. Sie dürfen Rechnungen auf Englisch oder in jeder anderen Sprache ausstellen, auch an Kunden in Deutschland. Entscheidend sind die Pflichtangaben, nicht die Sprache. Das Finanzamt kann bei fremdsprachigen Belegen allerdings eine Übersetzung verlangen (§ 87 Abs. 2 AO).
Die Abgabenordnung legt Deutsch als Amtssprache fest (§ 87 Abs. 1 AO). Legen Sie dem Finanzamt Belege in einer fremden Sprache vor, kann es verlangen, dass Sie unverzüglich eine Übersetzung nachreichen, in begründeten Fällen eine beglaubigte. Kommt die Übersetzung nicht rechtzeitig, darf das Finanzamt selbst übersetzen lassen, auf Ihre Kosten.
Auch die Überschrift können Sie frei wählen. Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie es bezeichnet ist. „Invoice“ ist deshalb genauso gültig wie „Rechnung“. Für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden kommt es auf die Pflichtangaben an, nicht auf die Sprache.
Ein praktischer Mittelweg: Schreiben Sie die Rechnung auf Englisch und die Pflichthinweise zweisprachig, etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge“. So versteht Ihr Kunde die Rechnung, und für das Finanzamt bleibt der Hinweis eindeutig.
Diese Pflichtangaben gelten auch auf Englisch.
Eine englische Rechnung braucht dieselben Pflichtangaben wie eine deutsche, also alle Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine davon, ist die Rechnung fehlerhaft, gleich in welcher Sprache, und Ihr Kunde riskiert den Vorsteuerabzug. Die Liste nennt zu jeder Pflichtangabe die übliche englische Bezeichnung für Ihre Vorlage.
- Vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden: „From“ und „Bill to“.
- Ihre Steuernummer oder Ihre USt-IdNr.: „Tax number“ oder „VAT ID“.
- Ausstellungsdatum: „Invoice date“.
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer: „Invoice number“, kurz „Invoice no.“.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung: „Description“, „Quantity“, „Unit price“.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht: „Date of supply“ oder „Service period“.
- Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt und im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatt: „Net amount“, „Discount“.
- Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung: „VAT 19 %“, „VAT amount“.
- Bei Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden: ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht.
- Wenn Ihr Kunde die Rechnung für Sie ausstellt (Gutschrift): die Angabe „Gutschrift“, auf Englisch „Self-billing“.
Ausnahmen gibt es für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und für Rechnungen von Kleinunternehmern: Sie kommen mit weniger Angaben aus. Jede Pflichtangabe mit Beispielen erklärt der Ratgeber zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.
Unabhängig von der Sprache gilt für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland die E-Rechnungspflicht: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle (Stand: Oktober 2026). Rechnungen an Kunden im Ausland und an Privatkunden sind davon nicht betroffen, Kleinunternehmer sind ausgenommen.
Begriffe auf der Rechnung: Deutsch und Englisch im Überblick.
„Rechnung“ heißt auf Englisch „invoice“, die Rechnungsnummer „invoice number“ und die Umsatzsteuer „VAT“. Die Tabelle nennt die Begriffe, die auf Rechnungen vorkommen, mit der üblichen englischen Entsprechung. In der Spalte „Hinweis“ steht, wo eine wörtliche Übersetzung in die Irre führt, etwa bei „Gutschrift“ oder „Steuernummer“.
| Deutsch | Englisch | Hinweis |
|---|---|---|
| Rechnung | Invoice | Britisch und amerikanisch gleich. „Bill“ ist umgangssprachlich und als Überschrift unüblich. |
| Rechnungsnummer | Invoice number, kurz Invoice no. | In den USA oft „Invoice #“. Einmalig und fortlaufend wie auf Deutsch. |
| Rechnungsdatum | Invoice date, Date of issue | Monat ausschreiben: „15 October 2026“. |
| Leistungsdatum | Date of supply, Service date | Pflicht auch bei gleichem Datum: „Date of supply: same as invoice date“. |
| Leistungszeitraum | Service period, Period of supply | Ein Monat genügt: „Service period: September 2026“. |
| Rechnungsempfänger | Bill to, Invoice to | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kunden. |
| Steuernummer | Tax number | „Tax ID“ ist mehrdeutig. Eindeutig ist „Tax number (Steuernummer)“. |
| USt-IdNr. | VAT ID, VAT identification number | Britisch auch „VAT registration number“. Format in Deutschland: DE und neun Ziffern. |
| Leistungsbeschreibung | Description, Description of services | So genau wie auf Deutsch: Art und Umfang der Leistung. |
| Menge | Quantity, kurz Qty | Einheiten etwa „hours“, „days“ oder „pcs“. |
| Einzelpreis | Unit price | Bei Abrechnung nach Stunden: „Hourly rate“. |
| Pauschale | Fixed fee, Flat fee | Britisch auch „flat rate“. |
| Nettobetrag | Net amount | „Subtotal“ ist die Zwischensumme vor Steuer. |
| Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer | VAT (value added tax) | Nicht „sales tax“. Mit Steuersatz: „VAT 19 %“. |
| Steuerbetrag | VAT amount | Bei Rechnungen in Fremdwährung zusätzlich in Euro angeben. |
| Gesamtbetrag | Total, Total amount due | Nach Teilzahlungen: „Balance due“. |
| Zahlungsziel | Payment terms | „Payable within 14 days of the invoice date“, in den USA kurz „Net 14“. |
| fällig am | Due date, Payable by | „Due date: 29 October 2026“. |
| Bankverbindung | Bank details, Payment details | IBAN, BIC und Kontoinhaber („account holder“). Außerhalb des SEPA-Raums immer den BIC („SWIFT code“) angeben. |
| Verwendungszweck | Payment reference | „Please quote the invoice number as the payment reference.“ |
| Skonto | Early payment discount | „2 % discount if paid within 10 days“, in den USA kurz „2/10, net 30“. |
| Rabatt | Discount | Im Voraus vereinbarte Minderungen gehören auf die Rechnung. |
| Gutschrift (Abrechnung durch den Kunden) | Self-billing invoice | Die Pflichtangabe heißt auf Englisch „Self-billing“. Nicht „credit note“. |
| Korrekturrechnung | Corrected invoice | Mit Verweis auf das Original: „This invoice corrects invoice no. 2026-0041 dated 2 October 2026.“ |
| Stornorechnung | Credit note | Storniert oder mindert eine Rechnung. Im Deutschen heißt sie oft auch Gutschrift, umsatzsteuerlich ist sie aber keine. |
| Anzahlungsrechnung | Advance payment invoice, Deposit invoice | In den USA auch „down payment invoice“. |
| Schlussrechnung | Final invoice | Geleistete Anzahlungen abziehen: „Less advance payments received“. |
| Bestellnummer | Purchase order number, PO number | Angeben, wenn der Kunde eine vergeben hat. |
| Kleinunternehmer-Hinweis | Small business exemption note | „VAT exempt under section 19 of the German VAT Act (UStG), small business exemption“ |
| Reverse-Charge-Hinweis | Reverse charge note | „Reverse charge“. Die Finanzverwaltung erkennt die englische Angabe an. |
| Zahlungserinnerung | Payment reminder | Die Mahnung heißt „overdue notice“ oder „final reminder“, in den USA auch „past due notice“. |
Für die Rechnungsnummer gelten auf Englisch dieselben Regeln wie auf Deutsch: einmalig vergeben und fortlaufend. Wie Sie Nummernkreise und Präfixe sinnvoll aufbauen, zeigt der Ratgeber zur Rechnungsnummer.
Britisches oder amerikanisches Englisch: Was auf der Rechnung zählt.
Für Rechnungen genügt ein schlichtes, international verständliches Englisch. Die Unterschiede zwischen britischem und amerikanischem Englisch betreffen vor allem Steuer, Datum und Zahlen. „Invoice“ ist in beiden Varianten richtig. Für die deutsche Umsatzsteuer schreiben Sie immer „VAT“, auch auf Rechnungen an Kunden in den USA.
| Thema | Britisches Englisch | Amerikanisches Englisch |
|---|---|---|
| Steuer | VAT | sales tax (eine Steuer der Bundesstaaten, nicht die deutsche Umsatzsteuer) |
| Datum ausgeschrieben | 15 October 2026 | October 15, 2026 |
| Datum in Ziffern | 15/10/2026 | 10/15/2026 |
| Rechnungsnummer | Invoice No. 2026-0042 | Invoice #2026-0042 |
| Zahlungsziel | Payment due within 30 days | Net 30 |
| Überweisung | bank transfer | wire transfer |
| Pauschale | flat rate, fixed fee | flat fee |
| Postleitzahl | postcode | ZIP code |
Das Datum ist der häufigste Stolperstein. 05/06/2026 bedeutet in Großbritannien den 5. Juni, in den USA den 6. Mai. Schreiben Sie den Monat deshalb aus, zum Beispiel „15 October 2026“; das ist in beiden Ländern eindeutig.
Auch Zahlen werden anders geschrieben: Im Englischen trennt der Punkt die Dezimalstellen und das Komma die Tausender. Aus 1.190,00 € wird „EUR 1,190.00“ oder „€1,190.00“. Nennen Sie die Währung immer ausdrücklich, damit niemand an Pfund oder Dollar denkt.
„Sales tax“ ist eine Verkaufssteuer der US-Bundesstaaten und Kommunen und keine Umsatzsteuer im europäischen Sinn. Die deutsche Umsatzsteuer heißt auf Englisch „VAT“ (value added tax), auch wenn Ihr Kunde in den USA sitzt.
Kleinunternehmer und Reverse Charge: die Hinweise auf Englisch.
Pflichthinweise dürfen auf Englisch auf der Rechnung stehen. Als Kleinunternehmer weisen Sie auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG hin, bei Reverse Charge auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Für Reverse Charge erkennt die Finanzverwaltung „Reverse charge“ ausdrücklich an. Wer ganz sichergehen will, schreibt beide Hinweise zweisprachig.
Kleinunternehmer-Hinweis auf Englisch
VAT exempt under section 19 of the German VAT Act (UStG), small business exemption. Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. / No VAT is charged under the small business exemption, section 19 of the German VAT Act (UStG).
Wählen Sie eine der beiden Fassungen: rein englisch oder zweisprachig. § 34a UStDV verlangt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt, aber keine feste Formulierung.
Erbringen Sie als Kleinunternehmer eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, gilt dort Reverse Charge: Statt des § 19-Hinweises gehört dann der Reverse-Charge-Hinweis auf die Rechnung. Was Kleinunternehmer sonst beachten müssen, erklärt der Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer.
Reverse-Charge-Hinweis auf Englisch
Reverse charge Reverse charge: VAT liability of the recipient (Art. 196 EU VAT Directive). Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers / Reverse charge
Wählen Sie eine der drei Fassungen: kurz, mit Erläuterung oder zweisprachig. „Reverse charge“ ist die Angabe aus Artikel 226 Nr. 11a der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie. Daneben gehören Ihre USt-IdNr. und die Ihres Kunden auf die Rechnung.
Grundlage ist ein BMF-Schreiben vom 17. September 2025: Statt der deutschen Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ dürfen Sie die Formulierung aus jeder anderen Sprachfassung der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie verwenden, etwa „Autoliquidation“ auf Französisch oder „Btw verlegd“ auf Niederländisch. Dasselbe gilt für die Angabe „Gutschrift“, die auf Englisch „Self-billing“ lautet.
Musterrechnung auf Englisch: Freelancer an Kunden in Großbritannien.
Die Musterrechnung zeigt eine Rechnung einer Freelancerin aus Deutschland an ein Unternehmen in Großbritannien. Die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, weil der Leistungsort beim Kunden liegt. Die Rechnung enthält deshalb keine deutsche Umsatzsteuer, aber einen Hinweis darauf. Ersetzen Sie die Angaben in Klammern durch Ihre eigenen.
Für Dienstleistungen an Unternehmen gilt als Leistungsort der Ort, von dem aus der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Ausnahmen gelten unter anderem für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück und für Eintrittsberechtigungen zu Veranstaltungen: Sie werden dort besteuert, wo das Grundstück liegt oder die Veranstaltung stattfindet. Weil Großbritannien seit dem Brexit nicht mehr zur EU gehört, gelten die EU-Regeln zu Reverse Charge nicht. Ein Reverse-Charge-Hinweis ist nach deutschem Recht nicht vorgeschrieben; ob Ihr Kunde in Großbritannien Steuer abführen muss, richtet sich nach britischem Recht.
Halten Sie fest, dass Ihr Kunde ein Unternehmen ist, zum Beispiel mit seiner britischen VAT registration number. Britische Nummern lassen sich nicht im EU-System VIES prüfen; dafür bietet die britische Steuerverwaltung HMRC den Dienst „Check a UK VAT number“ an.
Musterrechnung auf Englisch (Kunde in Großbritannien)
INVOICE From: [Your name or business name] [Street and number] [Postcode] [City], Germany Tax number (Steuernummer): [Steuernummer] VAT ID: [DE + 9 digits] [Email] Bill to: [Client company Ltd] [Contact person] [Street and number] [Town] [Postcode], United Kingdom VAT registration number: [GB + 9 digits] Invoice no.: 2026-0043 Invoice date: 15 October 2026 Service period: September 2026 Due date: 14 November 2026 Item 1: Website redesign (fixed fee) 1 × EUR 2,400.00 = EUR 2,400.00 Item 2: Additional development 12 hours × EUR 85.00 = EUR 1,020.00 Net amount: EUR 3,420.00 VAT: not charged Total amount due: EUR 3,420.00 Not taxable in Germany: the place of supply is the United Kingdom (section 3a(2) German VAT Act, UStG). Payment terms: payable without deduction within 30 days of the invoice date, by 14 November 2026. Bank details Account holder: [Name] IBAN: [IBAN] BIC (SWIFT code): [BIC] Payment reference: 2026-0043 Thank you for your business.
Eine der beiden Nummern, Steuernummer oder USt-IdNr., genügt; für Kunden in der EU brauchen Sie die USt-IdNr. Auf Deutsch lautet der übliche Hinweis „Nicht im Inland steuerbare Leistung“.
Sitzt Ihr Kunde in einem anderen EU-Land, gilt stattdessen Reverse Charge: keine deutsche Umsatzsteuer, Ihre USt-IdNr. und die des Kunden auf der Rechnung, der Hinweis „Reverse charge“ und die Ausstellung bis zum 15. Tag des Monats nach der Leistung. Alle Einzelheiten stehen im Ratgeber zur Reverse-Charge-Rechnung.
Rechnung in Fremdwährung. Sie dürfen die Rechnung auch in Pfund oder US-Dollar stellen. Enthält sie deutsche Umsatzsteuer, muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro auf der Rechnung stehen. Umgerechnet wird mit dem Monatsdurchschnittskurs, den das Bundesministerium der Finanzen für den Monat der Leistung veröffentlicht; das Finanzamt kann die Umrechnung zum Tageskurs gestatten (§ 16 Abs. 6 UStG). Bei der Musterrechnung oben entfällt das, weil sie keine deutsche Umsatzsteuer ausweist.
Umsatzsteuer bei einer Rechnung in US-Dollar
Net amount: USD 1,000.00 VAT 19 %: USD 190.00 VAT 19 % in euro: EUR [amount] (converted at the BMF monthly rate for [month and year]) Total amount due: USD 1,190.00
Nur nötig, wenn die Rechnung deutsche Umsatzsteuer ausweist, etwa bei einem Kunden in Deutschland, der in US-Dollar zahlen möchte.
Englische Rechnungen mit Dunlio erstellen.
In Dunlio stellen Sie die Rechnungssprache für jede Rechnung einzeln ein, in acht Sprachen, darunter Englisch. Feldbezeichnungen, Datum und Zahlenformat folgen der gewählten Sprache, ebenso der Reverse-Charge-Hinweis. So erhalten deutsche Kunden ihre Rechnung auf Deutsch und internationale Kunden auf Englisch, mit derselben Vorlage.
Dunlio erstellt PDF-Rechnungen mit Positionen, mehreren Steuersätzen, dem Reverse-Charge- und dem Kleinunternehmer-Hinweis, in vier Designs mit Ihrem Logo und mit fortlaufenden Rechnungsnummern mit eigenem Präfix. Die Rechnung geht per E-Mail mit PDF-Anhang an Ihren Kunden. Bleibt die Zahlung aus, folgen Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung; englische Texte dafür finden Sie in den Mahnvorlagen in acht Sprachen.
Bis zu 5 offene Rechnungen sind kostenlos. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt Dunlio noch nicht, und es übernimmt weder Buchhaltung noch Zahlungsabwicklung. Die vier Designs mit Muster-PDFs sehen Sie auf der Seite Rechnungsvorlage kostenlos, alle Funktionen auf der Dunlio-Startseite.
Häufige Fragen.
Muss ich eine englische Rechnung für das Finanzamt übersetzen lassen?
Nur wenn das Finanzamt es verlangt. Nach § 87 Abs. 2 AO kann es zu fremdsprachigen Belegen eine Übersetzung anfordern, die Sie dann unverzüglich vorlegen müssen, in begründeten Fällen auch eine beglaubigte. Vorsorglich jede Rechnung übersetzen zu lassen, ist nicht vorgeschrieben. Übliche Begriffe und zweisprachige Pflichthinweise helfen, Rückfragen zu vermeiden.
Darf ich eine deutsche Rechnung nachträglich ins Englische übersetzen?
Ja, aber stellen Sie dabei keine zweite Rechnung aus. Übernehmen Sie Rechnungsnummer, Datum und Beträge unverändert und kennzeichnen Sie das Dokument als Übersetzung, etwa mit „Translation of invoice no. 2026-0041“. Zwei verschiedene Rechnungen mit Steuerausweis für dieselbe Leistung können dazu führen, dass Sie die Steuer doppelt schulden (§ 14c UStG).
Ist eine zweisprachige Rechnung erlaubt?
Ja. Sie können jede Beschriftung in beiden Sprachen angeben, etwa „Rechnungsnummer / Invoice number“ oder „Leistungszeitraum / Service period“. Das Gesetz verbietet das nicht, solange alle Pflichtangaben vollständig und eindeutig sind. Achten Sie darauf, dass Beträge und Daten nur einmal und in einem eindeutigen Format erscheinen, damit keine Widersprüche entstehen.
Wie schreibe ich „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ auf Englisch?
Üblich ist „Date of supply: same as invoice date“ oder „The date of supply corresponds to the invoice date“. Die Angabe ist Pflicht, auch wenn beide Daten gleich sind. Bei längeren Aufträgen nennen Sie stattdessen den Zeitraum, etwa „Service period: September 2026“; die Angabe des Kalendermonats genügt.
Wie heißt Rechnungsnummer auf Englisch, und brauche ich einen eigenen Nummernkreis?
Die Rechnungsnummer heißt „invoice number“, abgekürzt „Invoice no.“, in den USA oft „Invoice #“. Einen eigenen Nummernkreis für englische Rechnungen brauchen Sie nicht, denn die Nummer muss nur einmalig sein und die Rechnung identifizieren. Mehrere Nummernkreise sind aber zulässig, zum Beispiel mit einem eigenen Präfix für Kunden im Ausland.
Ist „credit note“ die richtige Übersetzung für Gutschrift?
Nur für die kaufmännische Gutschrift, also die Minderung oder Stornierung einer Rechnung. Die umsatzsteuerliche Gutschrift, bei der Ihr Kunde die Rechnung für Ihre Leistung ausstellt, heißt auf Englisch „self-billing invoice“ und muss die Angabe „Self-billing“ oder „Gutschrift“ tragen. Wer beides verwechselt, riskiert Missverständnisse beim Kunden und beim Finanzamt.
Dieser Ratgeber ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung im Einzelfall.
Rechtsgrundlagen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 14a UStG: Zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen
- § 14c UStG: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- § 3a UStG: Ort der sonstigen Leistung
- § 16 UStG: Steuerberechnung (Abs. 6: Umrechnung von Werten in fremder Währung)
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 87 AO: Amtssprache
- BMF-Schreiben vom 17. September 2025: Rechnungspflichtangaben in anderen Amtssprachen der EU