Rechnungsnummer fortlaufend vergeben: Regeln und Beispiele

Was das Gesetz für die Rechnungsnummer verlangt.

Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die der Rechnungsaussteller einmalig vergibt. Das Ziel ist Eindeutigkeit: Jede Nummer darf nur zu einer Rechnung gehören. Lücken sind erlaubt, Buchstaben auch, und Sie können mehrere Nummernkreise nebeneinander führen.

Die Finanzverwaltung erläutert das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE 14.5 Abs. 10 und 11):

• Zahlen- und Buchstabenreihen sowie Kombinationen aus beiden sind zulässig.
• Eine lückenlose Abfolge der Nummern ist nicht zwingend, auch nicht innerhalb eines Nummernkreises.
• Wie viele Nummernkreise Sie anlegen, entscheiden Sie selbst, etwa je Zeitraum, Standort oder Geschäftsbereich.
• Jede Rechnung muss sich leicht und eindeutig ihrem Nummernkreis zuordnen lassen, zum Beispiel über ein Präfix.

In der Praxis heißt fortlaufend: Jede neue Rechnung bekommt eine höhere Nummer als die vorherige im selben Nummernkreis. Lücken allein sind kein Fehler. Notieren Sie trotzdem, warum eine Nummer fehlt, etwa bei einem verworfenen Entwurf, damit Sie Rückfragen bei einer Prüfung beantworten können. Was sonst noch auf jede Rechnung gehört, zeigt der Ratgeber zu den Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) müssen keine fortlaufende Nummer enthalten (UStAE 14.5 Abs. 14). Empfehlenswert ist sie trotzdem: Zahlungen lassen sich leichter zuordnen, eine Zahlungserinnerung kann sich auf eine eindeutige Nummer beziehen, und wer die Kleinunternehmerregelung verlässt, braucht ab dann ohnehin vollständige Rechnungen mit Nummer. Details stehen in den Ratgebern zur Kleinbetragsrechnung bis 250 € und zur Rechnung als Kleinunternehmer.

Rechnungsnummer erstellen: Formate mit Beispielen.

Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen passt ein Format aus Jahreszahl und Zähler, etwa „2026-0042“: Es ist eindeutig, sortiert sich richtig und beginnt jedes Jahr übersichtlich neu. Wer mehrere Geschäftsbereiche oder viele Rechnungen im Monat hat, ergänzt ein Präfix oder den Monat. Die Tabelle zeigt fünf übliche Formate und wann sie passen.

• Führende Nullen (0042 statt 42) sorgen dafür, dass Rechnungen in Ordnern und Tabellen richtig sortiert werden.
• Halten Sie das Format kurz. Die Nummer steht im Verwendungszweck der Überweisung, in Zahlungserinnerungen und in der Buchhaltung Ihres Kunden.
• Ein Präfix wie „RE“ für Rechnung ist erlaubt, aber nicht nötig.
• Wechseln Sie das Format am besten zum Jahreswechsel und notieren Sie, ab welcher Rechnung das neue Format gilt.

Was Sie bei Rechnungsnummern vermeiden sollten.

Vermeiden Sie alles, wodurch eine Nummer ein zweites Mal entsteht: Nummern stornierter Rechnungen wiederverwenden, jedes Jahr ohne Jahreszahl bei 1 beginnen oder Nummern von Hand in Vorlagen hochzählen. Für die verbreitete Sorge, eine niedrige Nummer verrate, wie wenige Rechnungen Sie schreiben, gibt es eine einfache Lösung: Sie dürfen mit einer höheren Nummer beginnen.

• Nummern wiederverwenden. Eine stornierte oder fehlerhafte Rechnung behält ihre Nummer. Sie darf nicht für eine andere Rechnung neu vergeben werden, auch wenn die erste Rechnung nie bezahlt wurde.
• Jedes Jahr ohne Jahreszahl neu beginnen. Wer am 1. Januar wieder mit 1 anfängt, hat danach zwei Rechnungen mit der Nummer 1. Mit einem Präfix wie „2027-0001“ ist jedes Jahr ein eigener, eindeutiger Nummernkreis.
• Nummern von Hand hochzählen. Wer Rechnungen in Word oder Excel kopiert, vergisst leicht, die Nummer zu ändern. Ein Programm, das die nächste freie Nummer selbst vergibt, verhindert das.
• Nur das Datum als Nummer. Ein Datum wie „15.10.2026“ ist keine eindeutige Nummer mehr, sobald Sie zwei Rechnungen am selben Tag schreiben.

Das Gesetz schreibt keine Startnummer vor. Sie können mit 1001 beginnen, mit „2026-0100“ oder mit jeder anderen Zahl, solange jede Nummer einmalig bleibt und die folgenden Nummern daran anschließen. Auch Sprünge zwischen zwei Rechnungen sind zulässig, weil keine lückenlose Folge verlangt ist.

Stornorechnung und berichtigte Rechnung richtig nummerieren.

Eine bereits verschickte Rechnung wird nicht gelöscht oder überschrieben. Sie korrigieren sie entweder mit einer berichtigten Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist, oder Sie stornieren sie und stellen eine neue Rechnung aus. Die ursprüngliche Nummer bleibt in beiden Fällen vergeben; eine neu ausgestellte Rechnung bekommt eine neue Nummer.

• Berichtigte Rechnung. Die Berichtigung erfolgt durch ein Dokument, das sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht (§ 31 Abs. 5 UStDV). Nach Auffassung der Finanzverwaltung genügt dafür in der Regel die Nummer der ursprünglichen Rechnung; eine neue Nummer für das Berichtigungsdokument ist nicht erforderlich (UStAE 14.11 Abs. 1). Eine eigene Nummer ist trotzdem zulässig, solange der Verweis klar ist.
• Stornorechnung. Mit ihr heben Sie die ursprüngliche Rechnung vollständig auf, etwa wenn der Auftrag entfallen ist oder der falsche Kunde angeschrieben wurde. Sie nennt Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung und die Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen. Üblich ist eine eigene Nummer, aus dem laufenden Nummernkreis oder aus einem eigenen wie „ST-2026-001“. Wird die Leistung danach richtig abgerechnet, folgt eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

Berichtigen kann nur, wer die Rechnung ausgestellt hat (UStAE 14.11 Abs. 2). Haben Sie zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schulden Sie den Mehrbetrag, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG); auch deshalb lohnt eine schnelle Korrektur.

Rechnungsnummer doppelt vergeben: was Sie jetzt tun.

Haben Sie eine Rechnungsnummer doppelt vergeben, ist die Nummer nicht mehr einmalig und die Rechnung formal fehlerhaft. Ihr Zahlungsanspruch bleibt bestehen. Korrigieren Sie in der Regel die später ausgestellte Rechnung, mit einer neuen, eindeutigen Nummer oder per Storno und Neuausstellung, denn der Vorsteuerabzug Ihres Kunden kann an einer ordnungsgemäßen Rechnung hängen.

1. Beide Rechnungen finden. Suchen Sie alle Rechnungen mit der betroffenen Nummer und prüfen Sie, welche zuerst ausgestellt wurde. Die erste behält ihre Nummer.
2. Status klären. Ist die zweite Rechnung noch nicht verschickt, geben Sie ihr einfach die nächste freie Nummer; eine Berichtigung ist dann nicht nötig. Ist sie verschickt oder schon bezahlt, geht es mit Schritt 3 weiter.
3. Berichtigen oder stornieren. Stellen Sie eine berichtigte Rechnung mit einer neuen, noch nie verwendeten Nummer aus. Weil die alte Nummer zweimal existiert, nennen Sie zusätzlich Datum, Kunde und Betrag der fehlerhaften Rechnung. Alternativ stornieren Sie die zweite Rechnung und stellen sie mit neuer Nummer neu aus.
4. Kunden informieren. Schicken Sie die berichtigte Rechnung mit einer kurzen Erklärung und bitten Sie Ihren Kunden, die alte Fassung in seiner Buchhaltung zu ersetzen. Eine schon geleistete Zahlung bleibt gültig.
5. Alles aufbewahren. Bewahren Sie die fehlerhafte Rechnung, die Berichtigung oder Stornorechnung und die neue Rechnung zusammen auf, acht Jahre lang (§ 14b UStG).
6. Ursache beheben. Typische Ursachen sind kopierte Vorlagen oder zwei Personen, die parallel Rechnungen schreiben. Eine einzige Stelle, die Nummern vergibt, verhindert Wiederholungen.

Berichtigte Rechnung
Diese Rechnung ersetzt die Rechnung Nr. [alte Nummer] vom [Datum] über [Betrag] an [Kunde].
Grund: Die Rechnungsnummer war doppelt vergeben. Leistung und Betrag sind unverändert.

Betreff: Berichtigte Rechnung [neue Nummer] (ersetzt Rechnung [alte Nummer] vom [Datum])

Guten Tag [Name],

bei unserer Rechnung vom [Datum] über [Betrag] ist uns ein Fehler unterlaufen: Die Rechnungsnummer [alte Nummer] wurde versehentlich doppelt vergeben. Im Anhang finden Sie die berichtigte Rechnung mit der neuen Nummer [neue Nummer]. Leistung, Betrag und Bankverbindung bleiben unverändert.

Bitte ersetzen Sie die ursprüngliche Rechnung in Ihrer Buchhaltung durch die berichtigte Fassung. Falls Sie bereits gezahlt haben, ist nichts weiter zu tun.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Abkürzungen und die Rechnungsnummer auf Englisch.

Auf deutschen Rechnungen sind „Rechnungsnummer“, „Rechnungs-Nr.“, „Re.-Nr.“ und „RG-Nr.“ üblich; alle sind zulässig, weil das Gesetz keine Bezeichnung vorschreibt. Auf Englisch heißt die Rechnungsnummer „Invoice number“, abgekürzt „Invoice No.“ oder „Inv. No.“. In den USA sieht man auch „Invoice #“. Entscheidend ist, dass die Angabe eindeutig als Rechnungsnummer erkennbar ist.

Vorsicht bei „Gutschrift“: Im Umsatzsteuerrecht ist das eine Rechnung, die der Kunde über Ihre Leistung ausstellt (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG), auf Englisch „Self-billing“. Für eine Korrektur ist „Stornorechnung“ der klarere Begriff. Welche englischen Begriffe Sie für die übrigen Felder verwenden, zeigt der Ratgeber zur Rechnung auf Englisch.

Rechnungsnummern automatisch vergeben mit Dunlio.

Dunlio vergibt Rechnungsnummern fortlaufend mit Ihrem eigenen Präfix, auf Wunsch mit Jahreszahl, zum Beispiel „RE-2026-001“. Mit dem neuen Jahr beginnt dann automatisch ein neuer Nummernkreis. Eine Nummer, die in Dunlio schon vergeben ist, lehnt das Programm ab, sodass Sie nicht versehentlich dieselbe Nummer zweimal verwenden.

Die Rechnungen entstehen als PDF mit Positionen, mehreren Steuersätzen, Reverse-Charge- oder Kleinunternehmer-Hinweis, in vier Designs mit Ihrem Logo und in acht Sprachen. Dunlio verschickt sie per E-Mail mit PDF-Anhang und erinnert bei offenen Rechnungen mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzter Mahnung. Bis zu fünf offene Rechnungen sind kostenlos. Nicht enthalten sind E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD (noch nicht), Buchhaltung und Zahlungsabwicklung. Die vier Designs sehen Sie bei der kostenlosen Rechnungsvorlage, alle Funktionen auf der Dunlio-Produktseite.

Häufige Fragen.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick zur Rechtslage (Stand: Oktober 2026) und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.