Rechnung schreiben: Pflichtangaben nach § 14 UStG und Musterrechnung

Diese zehn Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten.

Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung bis zu zehn Pflichtangaben enthalten. Acht davon gehören auf praktisch jede Rechnung mit Umsatzsteuer: Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistung, Leistungsdatum, Nettobetrag sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die Angaben 9 und 10 brauchen Sie nur in zwei Sonderfällen.

• 1. Name und Anschrift: vollständiger Name und vollständige Anschrift von Ihnen und von Ihrem Kunden.
• 2. Steuernummer oder USt-IdNr.: Ihre Steuernummer vom Finanzamt oder Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; eine von beiden genügt.
• 3. Ausstellungsdatum: der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen (Rechnungsdatum).
• 4. Rechnungsnummer: eine fortlaufende Nummer, die Sie nur einmal vergeben und die die Rechnung eindeutig identifiziert.
• 5. Menge und Art der Leistung: Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung.
• 6. Leistungsdatum: Zeitpunkt oder Zeitraum der Lieferung oder Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
• 7. Entgelt nach Steuersätzen: der Nettobetrag, getrennt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, dazu im Voraus vereinbarte Minderungen wie Skonto oder Rabatte, soweit sie nicht schon im Betrag stecken.
• 8. Steuersatz und Steuerbetrag: zum Beispiel „Umsatzsteuer 19 %: 285,00 €“, bei steuerfreien Leistungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
• 9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht: nur bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen.
• 10. Angabe „Gutschrift“: nur wenn Ihr Kunde die Rechnung über Ihre Leistung selbst ausstellt.

Für Kleinunternehmer, Kleinbeträge bis 250 € und Reverse Charge gelten Abweichungen; sie stehen weiter unten bei den Sonderfällen. Die Tabelle zeigt zu jeder Angabe ein Beispiel und einen typischen Fehler.

Leistungsdatum, Steuernummer und mehrere Steuersätze richtig angeben.

Bei drei Angaben lohnt ein genauer Blick. Das Leistungsdatum gehört auch dann auf die Rechnung, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht. Von Steuernummer und USt-IdNr. genügt eine, außer bei Geschäften mit Unternehmen in anderen EU-Ländern. Und wer Leistungen mit 19 % und 7 % abrechnet, weist Nettobetrag und Umsatzsteuer für jeden Steuersatz getrennt aus.

Leistungsdatum und Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum ist der Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Das Leistungsdatum ist der Tag oder Zeitraum, an dem Sie geliefert oder die Leistung erbracht haben. Beides sind eigene Pflichtangaben. Fallen sie zusammen, schreiben Sie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Statt eines genauen Datums genügt nach § 31 Abs. 4 UStDV der Kalendermonat, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, zum Beispiel „Leistungszeitraum: September 2026“.

Das Leistungsdatum ist mehr als eine Formalie: Bei der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem Sie die Leistung ausgeführt haben, unabhängig vom Rechnungsdatum (§ 13 Abs. 1 UStG).

Steuernummer oder USt-IdNr. Auf die Rechnung gehört entweder die Steuernummer, die Ihnen Ihr Finanzamt erteilt hat, oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern. Eine von beiden genügt; wer eine USt-IdNr. hat, kann sie auf allen Rechnungen verwenden. Nicht geeignet ist die persönliche steuerliche Identifikationsnummer mit elf Ziffern, denn sie ist weder das eine noch das andere. Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern und bei innergemeinschaftlichen Lieferungen verlangt § 14a UStG die USt-IdNrn. beider Seiten.

19 % und 7 % auf einer Rechnung. Rechnen Sie Leistungen mit verschiedenen Steuersätzen ab, verlangt § 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG den Nettobetrag getrennt nach Steuersätzen und den Steuerbetrag je Satz. Ein Beispiel mit einem Workshop zum Regelsteuersatz und gedruckten Fachbüchern zum ermäßigten Satz:

Typische Fehler sind 19 % auf den Gesamtbetrag, ein einziger Steuerbetrag ohne Aufschlüsselung oder ein gemischter Durchschnittssatz. Üblich ist, die Steuer je Steuersatz einmal aus der Summe der Nettobeträge zu berechnen und kaufmännisch auf volle Cent zu runden.

Rechnung schreiben: Muster zum Kopieren.

Eine Rechnung können Sie kostenlos mit jedem Textprogramm schreiben; entscheidend sind die Pflichtangaben, nicht die Software. Das Muster unten zeigt eine vollständige Rechnung an einen Geschäftskunden im Inland mit zwei Positionen zu 19 %. Ersetzen Sie die Angaben in eckigen Klammern. Positionen, Beträge und Summen sind ein durchgerechnetes Beispiel.

[Ihr Name oder Firmenname]
[Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
[E-Mail] · [Telefon]
Steuernummer oder USt-IdNr.: [eine der beiden Nummern]

[Firmenname des Kunden]
[Ansprechpartner, optional]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]

Rechnung

Rechnungsnummer: [z. B. 2026-0042]
Rechnungsdatum: [TT.MM.JJJJ]
Leistungszeitraum: [z. B. 01.09.2026 bis 30.09.2026]

Pos. 1: [Leistung 1, z. B. Beratung zur Einführung einer Buchhaltungssoftware]
12 Stunden × 95,00 € = 1.140,00 €

Pos. 2: [Leistung 2, z. B. Workshop für Ihr Team vor Ort, halbtags]
1 Pauschale × 360,00 € = 360,00 €

Summe netto: 1.500,00 €
Umsatzsteuer 19 %: 285,00 €
Gesamtbetrag: 1.785,00 €

Zahlbar ohne Abzug bis [Datum, z. B. 14 Tage nach Rechnungsdatum].

Bankverbindung
Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
BIC: [BIC]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Vielen Dank für Ihren Auftrag.

Freiwillig, aber nützlich: Zahlungsziel und Verzugshinweis. Zahlungsziel und Bankverbindung sind keine Pflichtangaben nach § 14 UStG, gehören aber auf jede Rechnung, die pünktlich bezahlt werden soll. Nennen Sie ein konkretes Datum. Geschäftskunden kommen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, auch ohne Mahnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Für Privatkunden gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist. Ab Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen, gegenüber Unternehmen zusätzlich eine Pauschale von 40 € (§ 288 BGB).

Gemäß § 286 Abs. 3 BGB kommen Sie auch ohne Mahnung in Verzug, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung zahlen.

Sonderfälle: Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnung, Reverse Charge und Gutschrift.

Vier Fälle weichen von der Standardrechnung ab. Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto kommen mit weniger Angaben aus, bei Reverse Charge schuldet der Kunde die Steuer, und bei einer Gutschrift stellt der Kunde die Rechnung aus. Jeder Fall verlangt eigene Angaben oder einen eigenen Hinweis.

• Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Lag Ihr Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 € und liegt er im laufenden Jahr bei höchstens 100.000 €, können Sie ohne Umsatzsteuer abrechnen (Stand: Oktober 2026). Statt der Steuer steht ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ auf der Rechnung. Die Mindestangaben regelt § 34a UStDV; Rechnungsnummer und Leistungsdatum verlangt die Vorschrift nicht. Mehr im Ratgeber zur Rechnung als Kleinunternehmer.
• Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV): Bei höchstens 250 € brutto genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz. Kundenname, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen. Einzelheiten und ein Muster stehen im Ratgeber zur Kleinbetragsrechnung bis 250 €.
• Reverse Charge (§ 13b und § 14a UStG): Bei Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Ländern schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer. Die Rechnung enthält keine deutsche Umsatzsteuer, aber die USt-IdNrn. beider Seiten und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, und Sie stellen sie bis zum 15. Tag des Folgemonats aus. Wie das aussieht, zeigt der Ratgeber zur Reverse-Charge-Rechnung.
• Gutschrift (§ 14 Abs. 2 UStG): Hier rechnet Ihr Kunde über Ihre Leistung ab, etwa ein Verlag über Autorenhonorare. Das muss vorher vereinbart sein, das Dokument trägt die Angabe „Gutschrift“, und es verliert seine Wirkung als Rechnung, sobald Sie widersprechen. Eine Rechnungskorrektur nennen Sie deshalb besser „Rechnungskorrektur“ oder „Stornorechnung“, nicht „Gutschrift“.

Wenn eine Pflichtangabe fehlt: Folgen und Berichtigung.

Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß. Das trifft vor allem Ihren Geschäftskunden: Er darf die Vorsteuer nur abziehen, wenn er eine Rechnung nach §§ 14 und 14a UStG besitzt (§ 15 Abs. 1 UStG). Sie beheben den Fehler mit einer berichtigten Rechnung, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.

Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt ein Dokument, das die fehlenden oder falschen Angaben enthält und sich spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, zum Beispiel „Berichtigung der Rechnung Nr. 2026-0042 vom 15.10.2026“. Übersichtlicher ist meist eine vollständige neue Fassung mit diesem Verweis. Alternativ stornieren Sie die fehlerhafte Rechnung und stellen eine neue mit neuer Rechnungsnummer aus. Ändern Sie eine bereits versendete Rechnung nicht stillschweigend, sondern schicken Sie die Berichtigung an Ihren Kunden.

• Doppelt vergebene Rechnungsnummer: Die Rechnung ist formal fehlerhaft. Korrigieren Sie mit einer berichtigten Rechnung unter einer neuen, eindeutigen Nummer oder mit Storno und Neuausstellung.
• Zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen: Wer etwa 19 % statt 7 % berechnet, schuldet den Mehrbetrag, bis er die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt (§ 14c Abs. 1 UStG).
• Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung: Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG.

PDF-Rechnung, E-Rechnung und Aufbewahrung: Was 2026 gilt.

PDF-Rechnungen an Geschäftskunden sind 2026 noch zulässig, wenn der Kunde zustimmt. 2027 dürfen das nur noch Unternehmen mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 ist zwischen inländischen Unternehmen die E-Rechnung Pflicht. Aufbewahren müssen Sie jede Rechnung acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurde.

Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL); ein PDF ist keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden und an Kunden im Ausland sind von der Pflicht nicht betroffen. Was für kleine Unternehmen gilt, erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Aufbewahrung. Ausgangs- und Eingangsrechnungen bewahren Sie acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde: Eine Rechnung vom 15. Oktober 2026 heben Sie mindestens bis Ende 2034 auf. Elektronisch empfangene Rechnungen bewahren Sie elektronisch auf; ein Ausdruck allein genügt nicht. Ein Privatkunde, für den Sie Bau- oder Handwerkerleistungen am Grundstück erbracht haben, muss Ihre Rechnung zwei Jahre aufbewahren; darauf weist Pflichtangabe 9 hin.

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Rechnungen mit Dunlio schreiben.

Dunlio erstellt PDF-Rechnungen mit Positionen, mehreren Steuersätzen, fortlaufenden Rechnungsnummern mit eigenem Präfix sowie dem Reverse-Charge- und dem Kleinunternehmer-Hinweis. Sie wählen eines von vier Designs mit Ihrem Logo, schreiben die Rechnung in einer von acht Sprachen und versenden sie per E-Mail mit dem PDF im Anhang.

Bleibt eine Rechnung offen, fasst Dunlio mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzter Mahnung nach. Bis zu fünf offene Rechnungen sind kostenlos. E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD sind noch nicht möglich, und Buchhaltung oder Zahlungsabwicklung übernimmt Dunlio nicht. Die vier Designs als Muster-PDF finden Sie bei den kostenlosen Rechnungsvorlagen, alle Funktionen auf der Dunlio-Startseite.

Häufige Fragen.