Kunde zahlt nicht: 7 Schritte für Freelancer und kleine Unternehmen

Schritt 1: Rechnung und Zahlungseingang prüfen.

Eine offene Forderung ist nur dann eine offene Forderung, wenn die Rechnung korrekt, zugestellt und fällig ist. Kontrollieren Sie am Tag nach Fälligkeit Rechnungsnummer, Betrag, Empfängeradresse und ob eine Teilzahlung eingegangen ist. Viele „Nichtzahler“ haben die Rechnung nie erhalten, weil sie an die falsche Adresse oder Mailbox ging.

Tipp: Notieren Sie auf jeder Rechnung ein konkretes Zahlungsziel („zahlbar bis [Datum]“). Dann tritt Verzug ohne Mahnung am Folgetag ein, und Sie müssen den Verzug später nicht nachweisen.

Schritt 2: Freundlich erinnern (3 bis 7 Tage nach Fälligkeit).

Eine Zahlungserinnerung ist eine höfliche Nachricht, die Rechnung, Betrag und Fälligkeit nennt und um Überweisung bittet, ohne Frist und ohne Folgen anzukündigen. Versenden Sie sie 3 bis 7 Tage nach Fälligkeit per E-Mail an den Ansprechpartner, der die Rechnung freigeben kann.

Tipp: Nutzen Sie eine feste Vorlage, damit die Erinnerung nicht an Ihrer Tagesform hängt. Fertige Texte finden Sie im Ratgeber mit Vorlagen für Zahlungserinnerung und Mahnung.

Schritt 3: Anrufen (etwa 10 bis 14 Tage nach Fälligkeit).

Ein Anruf ist die schnellste Art, den Grund für die Verzögerung zu erfahren. Bleibt die Erinnerung eine Woche unbeantwortet, rufen Sie die Buchhaltung oder Ihren Ansprechpartner an und fragen Sie konkret: Liegt die Rechnung vor, ist sie freigegeben, wann wird überwiesen? Halten Sie das Ergebnis schriftlich fest und bestätigen Sie es per E-Mail.

Guten Tag [Name],

vielen Dank für das Gespräch heute. Wie besprochen fasse ich kurz zusammen: Die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] wird bis zum [zugesagtes Datum] überwiesen.

Falls Sie noch Unterlagen von mir brauchen, etwa eine Kopie der Rechnung oder eine Bestellnummer, geben Sie bitte kurz Bescheid.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Tipp: Fragen Sie am Telefon nach einer Bestell- oder Kostenstellennummer. Fehlt sie auf der Rechnung, hängt diese in vielen Unternehmen in der Freigabe fest.

Schritt 4: Mahnen mit Frist (etwa 3 Wochen nach Fälligkeit).

Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung, eine fällige Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu bezahlen. Sie setzt eine Frist von etwa 7 Tagen, trägt das Wort „Mahnung“ im Betreff und weist auf Verzugszinsen hin. Versenden Sie die erste Mahnung etwa 14 Tage nach der Erinnerung; bleibt sie erfolglos, folgt nach weiteren 14 Tagen eine letzte Mahnung, die den Mahnbescheid ankündigt.

Tipp: Mehr als zwei Mahnungen bringen selten etwas. Wer auf Erinnerung, Anruf und zwei Mahnungen nicht reagiert, reagiert auch auf die vierte Mahnung nicht.

Schritt 5: Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale berechnen.

Verzugszinsen sind der gesetzliche Ausgleich dafür, dass Sie Ihr Geld später bekommen; sie liegen 5 Prozentpunkte (Verbraucher) oder 9 Prozentpunkte (Unternehmen) über dem Basiszinssatz. Bei einem Basiszinssatz von 1,52 % (Stand 1. Juli 2026) sind das 6,52 % gegenüber Verbrauchern und 10,52 % zwischen Unternehmen. Ist Ihr Kunde ein Unternehmen, kommt nach § 288 Abs. 5 BGB eine Pauschale von 40 Euro hinzu, ohne Nachweis eines Schadens.

Tipp: Setzen Sie Zinsen und Pauschale spätestens in der letzten Mahnung als eigene Position an. Wie Sie rechnen, zeigt der Ratgeber zu Mahnung und Verzugszinsen.

Schritt 6: Gerichtlichen Mahnbescheid beantragen.

Ein Mahnbescheid ist ein gerichtlicher Zahlungsbefehl, den Sie ohne Anwalt online über online-mahnantrag.de beim zentralen Mahngericht Ihres Bundeslandes beantragen. Die Gerichtsgebühr beträgt eine 0,5-Gebühr nach dem Streitwert, mindestens 38 Euro, und wird bei Erfolg dem Schuldner auferlegt. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von zwei Wochen, beantragen Sie den Vollstreckungsbescheid. Sinnvoll ist dieser Schritt nach Ablauf der letzten Mahnfrist, also etwa 6 bis 8 Wochen nach Fälligkeit.

Tipp: Der Mahnbescheid hemmt die Verjährung. Forderungen verjähren regelmäßig nach drei Jahren zum Jahresende; für alte Rechnungen aus dem Jahr 2023 ist der 31. Dezember 2026 also der letzte Termin.

Schritt 7: Inkasso oder Anwalt, und wann Sie aufhören.

Inkasso ist die Übergabe der Forderung an ein Unternehmen, das die Beitreibung für Sie übernimmt, meist gegen eine Gebühr, die beim Schuldner in Verzug als Verzugsschaden geltend gemacht wird. Das lohnt sich für unstrittige Forderungen, wenn Sie den Aufwand nicht selbst tragen wollen. Bestreitet der Kunde die Forderung, etwa wegen Mängeln oder einer unklaren Vereinbarung, ist das kein Fall für Mahnung und Inkasso mehr, sondern ein Streitfall: Dann gehört die Sache zu einem Anwalt, bevor Sie weitere Kosten verursachen.

Tipp: Hören Sie mit den Mahnstufen auf, sobald der Kunde zahlt, eine Ratenzahlung zusagt oder die Rechnung begründet anzweifelt. Eine Mahnung in eine laufende Diskussion hinein wirkt wie Druck und verhärtet die Fronten.

Die Schritte 2 bis 4 automatisch mit Dunlio.

Dunlio übernimmt Erinnerung, 1. Mahnung und letzte Mahnung nach einem festen Zeitplan: Rechnung eintragen oder per CSV importieren, Mahnstufen prüfen, Versand freischalten. Die Nachrichten gehen werktags zwischen 9 und 17 Uhr raus und stoppen, sobald Sie die Rechnung als bezahlt, pausiert oder strittig markieren. Anruf, Mahnbescheid und Anwalt bleiben Ihre Entscheidung.