Mahnung Vorlage: Brief und E-Mail zum Kopieren (1., 2. und letzte Mahnung)

Pflichtangaben: Was in jede Mahnung muss.

Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Leistung zu erbringen (§ 286 BGB). Eine gesetzliche Form gibt es nicht, aber der Kunde muss aus dem Schreiben ohne Rückfrage erkennen können, welche Rechnung gemeint ist und was er bis wann tun soll.

• Ihr Name oder Firmenname mit Anschrift, E-Mail und Telefon.
• Name und Anschrift des Kunden, bei Unternehmen der Ansprechpartner.
• Datum der Mahnung und das Wort „Mahnung“ (mit Stufe, falls mehrere).
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ursprüngliches Fälligkeitsdatum.
• Offener Betrag, bei Teilzahlung der Restbetrag.
• Neue Zahlungsfrist als konkretes Datum, üblich sind 7 bis 10 Tage.
• Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale als eigene Positionen, nur bei Unternehmen als Kunden.
• Ihre Bankverbindung (IBAN, Kontoinhaber) und ein Verwendungszweck.
• Hinweis auf den nächsten Schritt, nur wenn Sie ihn auch gehen.

Vorlage: Mahnung als Brief.

Der Brief ist die Form für die Mahnung, deren Zugang Sie später nachweisen wollen. Senden Sie ihn als einfachen Brief oder Einwurf-Einschreiben und bewahren Sie eine Kopie bei der Rechnung auf. Die Zinsen im Beispiel beruhen auf dem Basiszinssatz von 1,52 % (Stand 1. Juli 2026), also 10,52 % zwischen Unternehmen.

[Ihr Unternehmen]
[Ihr Name]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]
[E-Mail] · [Telefon]

[Kundenunternehmen]
[Ansprechpartner]
[Straße und Hausnummer]
[PLZ Ort]

[Ort], [Datum]

Mahnung: Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]

Sehr geehrte/r [Anrede Name],

für die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] ist bis heute kein Zahlungseingang zu verzeichnen. Die Rechnung war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Sie befinden sich seit dem [Verzugsbeginn] in Zahlungsverzug.

Wir bitten Sie, den offenen Betrag bis spätestens [Frist, z. B. 10 Tage nach Datum] auf das unten genannte Konto zu überweisen.

Rechnungsbetrag            [Betrag]
Verzugszinsen (10,52 % p. a., [Tage] Tage)   [Zinsbetrag]
Pauschale § 288 Abs. 5 BGB   40,00 €
Gesamtbetrag               [Summe]

Bankverbindung:
Kontoinhaber: [Name]
IBAN: [IBAN]
Verwendungszweck: [Rechnungsnummer]

Sollten Sie den Betrag in den letzten Tagen bereits überwiesen haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter [Telefon] oder [E-Mail].

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Vorlage: 1. Mahnung per E-Mail.

Die erste Mahnung per E-Mail ist kürzer als der Brief, enthält aber dieselben Kernangaben: Rechnung, Betrag, Fälligkeit, Frist und Verzugshinweis. Hängen Sie die Rechnung als PDF an, damit der Kunde nichts suchen muss.

Guten Tag [Name],

unsere Zahlungserinnerung vom [Datum der Erinnerung] ist leider ohne Rückmeldung geblieben. Die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig und ist weiterhin offen.

Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Frist, z. B. 7 Tage nach Erhalt] auf:
IBAN [IBAN], Kontoinhaber [Name], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].

Sie befinden sich mit der Zahlung in Verzug. Wir behalten uns vor, gesetzliche Verzugszinsen und die Pauschale nach § 288 BGB zu berechnen.

Falls bereits gezahlt wurde oder es einen Grund für die Verzögerung gibt, antworten Sie bitte kurz auf diese E-Mail. Die Rechnung finden Sie im Anhang.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Vorlage: Letzte Mahnung mit Fristsetzung.

Die letzte Mahnung ist die Mahnung, nach der Sie keine weitere schicken: Sie nennt eine letzte Frist, beziffert Zinsen und Pauschale und kündigt den gerichtlichen Mahnbescheid an. Versenden Sie sie per E-Mail und zusätzlich als Brief.

Sehr geehrte/r [Anrede Name],

trotz unserer Zahlungserinnerung vom [Datum] und unserer Mahnung vom [Datum] ist die Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] nicht beglichen.

Wir fordern Sie letztmalig auf, bis zum [letzte Frist, z. B. 7 Tage nach Datum] folgenden Gesamtbetrag zu überweisen:

Rechnungsbetrag   [Betrag]
Verzugszinsen     [Zinsbetrag]
Pauschale § 288 Abs. 5 BGB   40,00 €
Gesamt            [Summe]

IBAN [IBAN], Kontoinhaber [Name], Verwendungszweck [Rechnungsnummer].

Geht der Betrag bis zu diesem Datum nicht ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid. Die Gerichtskosten und weitere Verzugskosten gehen dann zu Ihren Lasten.

Sollten Sie Einwände gegen die Rechnung haben, teilen Sie uns diese bitte umgehend schriftlich mit.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]
[Ihr Unternehmen]

Fünf häufige Fehler in Mahnungen.

• Mahngebühren gegenüber Verbrauchern: Pauschale „Mahngebühren“ von 5, 10 oder 15 Euro sind gegenüber Privatkunden regelmäßig unwirksam. Die 40-Euro-Pauschale gilt nur, wenn der Kunde ein Unternehmen oder eine öffentliche Stelle ist.
• Keine Frist: „Bitte umgehend überweisen“ ist keine Frist. Nennen Sie ein Datum, sonst wissen weder Sie noch der Kunde, wann der nächste Schritt fällig ist.
• Drohungen: Schufa-Eintrag, Strafanzeige oder „Konsequenzen“ ohne Grundlage sind unprofessionell und können selbst rechtlich angreifbar sein. Kündigen Sie nur den Mahnbescheid an, und nur, wenn Sie ihn auch beantragen.
• Falsche Rechnungsnummer oder falscher Betrag: Eine fehlerhafte Mahnung ist unwirksam und liefert dem Kunden einen Grund, weiter zu warten. Betrag und Nummer vor dem Versand gegenprüfen.
• Mahnung an die falsche Adresse: Geht die Mahnung an eine allgemeine Info-Adresse oder einen ausgeschiedenen Mitarbeiter, ist der Zugang fraglich. Senden Sie an die Rechnungsadresse und den Ansprechpartner in der Buchhaltung.

Häufige Fragen zur Mahnung.

Ist eine Mahnung per E-Mail gültig?

Ja. Eine Mahnung ist an keine Form gebunden und wirkt auch per E-Mail, Fax oder mündlich. Der einzige Nachteil der E-Mail ist der Nachweis des Zugangs: Bestreitet der Kunde den Empfang, müssen Sie ihn belegen. Deshalb empfiehlt sich für die letzte Mahnung zusätzlich ein Brief.

Wie viele Mahnungen sind nötig?

Rechtlich eine, oft keine. Bei einem festen Zahlungsdatum auf der Rechnung oder 30 Tage nach Rechnungszugang (bei Unternehmen) tritt Verzug ohne Mahnung ein. Die übliche Praxis mit Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und letzter Mahnung ist Kulanz und Kundenpflege, keine Pflicht. Vorlagen für alle drei Stufen finden Sie im Ratgeber zu Zahlungserinnerung-Vorlagen.

Was kostet eine Mahnung?

Das Schreiben selbst kostet Sie nur Zeit und Porto. Vom Kunden dürfen Sie im Verzug Verzugszinsen verlangen, derzeit 6,52 % gegenüber Verbrauchern und 10,52 % zwischen Unternehmen, dazu bei Unternehmen die 40-Euro-Pauschale. Weitere Details stehen im Ratgeber zu Mahnung und Verzugszinsen. Mit Dunlio versenden Sie alle drei Stufen automatisch nach Fälligkeit, auf Deutsch und mit Ihren eigenen Texten.